2 góc độ doanh nghiệp không nên bỏ qua khi xây dựng lộ trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một quá trình thay đổi lớn, ảnh hưởng đến vận hành hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Đó là lý do cho việc chủ doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố trước khi bắt đầu xây dựng lộ trình cho công ty của mình. Những yếu tố cần được đánh giá có thể là năng lực, chiến lược, tham vọng, mức đầu tư, khách hàng, nội bộ doanh nghiệp... Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần xem xét tầm ảnh hưởng của dự án chuyển đổi số ở góc độ kinh doanh và góc độ vận hành của tổ chức.

Ở các bài viết trước, tôi đã làm rõ hai hướng tiếp cận cơ bản của chuyển đổi số gồm: Làm mọi thứ theo cách thức khác biệt rõ rệt (Công ty CP xe khách Phương Trang hợp tác với ví điện tử MoMo để phân phối vé trực tuyến cho hãng xe này thay vì mua vé tại bến hoặc gọi điện thoại đặt vé như trước); Bắt đầu một dự án mới hoàn toàn (tham gia một ngành hàng mới bằng một công nghệ cốt lõi, tạo một năng lực cạnh tranh mới).

Có thể thấy vấn đề của chuyển đổi số không nằm ở công nghệ mà chiến lược kinh doanh, vận hành của tổ chức mới là động lực cốt lõi thúc đẩy quá trình này.

Chia sẻ bởi anh Trần Đình Đông, hiện là Giám đốc Marketing tại Sylvan Learning, người đã có nhiều năm kinh nghiệm quản lý những dự án chuyển đổi số cho các tập đoàn đa quốc gia như Ringier, Generali hay Savills tại Việt Nam.

Chuyển đổi và công nghệ là hai phạm trù khác biệt

Yếu tố cần tập trung cho dự án chuyển đổi số nằm ở chuyển đổi (về mặt con người, tư duy, cách vận hành), còn yếu tố số chỉ là một trong rất nhiều yếu tố tạo ra cuộc chuyển đổi số thành công.

Khi nói về “digital transformation”, chữ “digital” sẽ dễ làm chúng ta hiểu nhầm là chuyển đổi số công nghệ. Đồng nghĩa với việc yếu tố công nghệ là tất cả trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, nhận định này chỉ đúng một phần. Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong dự án, nhưng không phải là quá khó để xây dựng với sự tiến bộ về nguồn lực, công nghệ tại Việt Nam trong bối cảnh hiện tại.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu ứng dụng công nghệ mới nhưng con người, tổ chức không thay đổi cách vận hành cũ để sử dụng, triển khai công nghệ?

Dựa trên tư duy “chuyển đổi toàn diện” tôi đã giới thiệu, chữ “transformation” trong cụm “digital transformation” không đến từ công nghệ mà khởi nguồn từ chiến lược, tầm nhìn của công ty. “Transformation” trả lời cho các câu hỏi như: Tại sao chúng ta phải chuyển đổi? Chuyển đổi để làm gì? Nếu không chuyển đổi thì sao? Trong khi đó, chữ “digital” trả lời cho câu hỏi chuyển đổi như thế nào, bằng những công nghệ số nào.

Từ những lập luận này, chúng ta có thể hiểu rằng yếu tố cần tập trung cho dự án chuyển đổi số nằm ở chuyển đổi (về mặt con người, tư duy, cách vận hành), còn yếu tố số chỉ là một trong rất nhiều yếu tố tạo ra cuộc chuyển đổi số thành công.

Khía cạnh Kinh doanh và Tổ chức – buộc phải kết hợp cả hai?

Theo mô hình dưới đây, chúng ta thấy được quá trình chuyển đổi số sẽ yêu cầu doanh nghiệp buộc phải kết hợp hài hoà giữa chuyển đổi tổ chức và chuyển đổi kinh doanh. Phía vòng tròn bên trái, về khía cạnh kinh doanh, chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá lại mô hình kinh doanh, hành trình trải nghiệm khách hàng, khai mở các cơ hội mới thông qua những cải tiến. Phía vòng tròn bên phải, về khía cạnh tổ chức sẽ liên quan đến mặt văn hoá, hình thành cách làm việc mới, và xây dựng các khả năng mới phù hợp với tổ chức trong tương lai.

Câu hỏi được đặt ra rằng liệu có dự án nào chỉ chuyển đổi một bên của vòng tròn hay không? Điều gì xảy ra nếu như dự án chỉ có tác động một bên của vòng tròn? Ví dụ, chỉ chuyển đổi mô hình kinh doanh? Hoặc chỉ chuyển đổi vận hành tổ chức? Và điểm giao nhau sẽ dành cho những dự án như thế nào?

Trong thực tế, đặc biệt ở các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia, chiến lược chuyển đổi số được triển khai thành nhiều dự án chuyển đổi số với quy mô đa dạng từ lớn đến trung bình hoặc nhỏ. Thông thường, một dự án chuyển đổi số sẽ tập trung vào một phía của vòng tròn.

Để giúp các bạn hình dung, tôi sẽ phân tích ví dụ về 2 dự án tập trung vào 2 phía của vòng tròn. Các dự án này đều thuộc một chiến lược chuyển đổi số: Số hoá quy trình làm việc của doanh nghiệp bảo hiểm.

• Dự án phía kinh doanh: Với dự án này, doanh nghiệp tập trung vào việc số hoá quy trình thẩm định hợp đồng bảo hiểm gồm các bước: (1) Nhập thông tin người được bảo hiểm; (2) Tạo bảng minh hoạ quyền lợi; (3) Đóng phí bảo hiểm; (4) Duyệt hợp đồng bảo hiểm; (5) Tự động tạo hợp đồng điện tử để gửi đến khách hàng.
• Dự án phía tổ chức: Họ đầu tư vào việc số hoá quá trình công tác nội bộ của nhân viên bao gồm: quản lý dự án, luồng công việc, chia sẻ tài nguyên công việc (file, hình ảnh…) giữa các thành viên trong phòng ban, tổ chức.

Điểm giao nhau của các dự án chuyển đổi số thường nằm ở mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Chúng ta chỉ có thể thấy rõ sự giao thoa này trong cùng một dự án khi gặp những dự án chuyển đổi số quy mô lớn.

Sự kết hợp giữa chuyển đổi kinh doanh và tổ chức được thể hiện rõ nét qua mô hình dưới đây.

Sự phối hợp chuyển đổi này sẽ tác động và thay đổi nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp: từ thương hiệu sản phẩm, con người, quy trình và công nghệ. Phối hợp chuyển đổi số từ hai khía cạnh kinh doanh và tổ chức giúp thay đổi cách doanh nghiệp làm sản phẩm, xây dựng thương hiệu, cách điều hành, vận hành, quản lý nhân sự. Thông qua các dự án chuyển đổi, chúng ta có thể rút ngắn hoặc tạo thêm quy trình để tối ưu hoá năng suất, chất lượng của sản phẩm. Cuối cùng, chuyển đổi số không thể hoàn thiện nếu thiếu đi yếu tố công nghệ.

Trước đây doanh nghiệp ra mắt một sản phẩm mới dựa trên thế mạnh về dây chuyền, nguồn nguyên liệu, năng lực sản xuất, mở rộng thương hiệu… Sau chuyển đổi số, sản phẩm mới sẽ được phát triển dựa trên dữ liệu thu thập được từ khách hàng, số lượng hàng hoá phân bổ cho mỗi khu vực được dự đoán dựa trên nhu cầu real-time. Tất cả đều dựa trên dữ liệu thu thập được, và con người, quy trình, công nghệ được tái cấu trúc và vận hành theo đó. Đây là tư duy Customer-centric mà tôi sẽ nhắc lại ở những bài viết tiếp theo.

Trên đây là những chia sẻ về các yếu tố cần được cân nhắc, đánh giá trước khi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng lộ trình chuyển đổi số cụ thể. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn sẽ có thêm những thông tin cần thiết để chuẩn bị kỹ càng cho một dự án chuyển đổi thành công.