Bí quyết quản lý thời gian sản xuất TVC – Chuyện giờ mới kể

Trong một dự án marketing, việc sản xuất các tư liệu chính dùng để truyền thông (key asset) thường chiếm nhiều ngân sách và ảnh hưởng đến mốc thời gian kích hoạt dự án. Riêng với TVC, là Account/Project Manager chúng ta cần đặc biệt chú trọng quản lý ngày quay (shooting day).

Trước đây, tôi từng tham gia thực hiện TVC quảng cáo với một người nổi tiếng (talent). Theo kế hoạch, talent sẽ ghi hình trong 11 tiếng, và rời trường quay lúc 11h khuya. Nếu thời gian kéo dài hơn, mỗi tiếng chúng tôi phải trả thêm chi phí cho talent là 100 triệu đồng. Việc đưa ra điều khoản này là vì talent không muốn làm việc về khuya ảnh hưởng sức khoẻ, từ đó tạo áp lực cho ekip phải ghi hình hiệu quả và kết thúc sớm.

Từ ví dụ này, chúng ta thấy được việc quản lý thời gian (time) hiệu quả trong ngày ghi hình không chỉ ảnh hưởng đến chi phí (budget) mà còn chất lượng (quality) của dự án.

Nguồn: Hires

Trước tiên, để quản lý thời gian cho việc quay TVC, bạn cần lưu ý:

• Thống nhất ngày quay giữa đạo diễn và talent. Trong trường hợp talent tên tuổi lớn, ngay khi thống nhất ngày quay, những đơn vị khác (client, agency, ekip) cần sắp xếp các hạng mục công việc theo thời gian của talent.
• Sau khi thống nhất ngày quay, bạn cần triển khai họp Pre-Production Meeting (viết tắt PPM – cuộc họp trước ngày ghi hình) để công bố kế hoạch sản xuất, thống nhất các hạng mục trong ngày quay nhằm đảm bảo mọi hạng mục chuẩn bị đều đã hoàn thành và được xác nhận từ khách hàng.
• Điều quan trọng nhất là đảm bảo việc ghi hình diễn ra trong thời gian hoạch định. Vì nếu quay lố thời gian sẽ khiến phát sinh chi phí, làm trễ tiến độ dự án.

Dưới đây là một số yếu tố thường ảnh hưởng đến thời gian của ngày ghi hình mà bạn nên lưu ý để chuẩn bị tốt và có sẵn phương án xử lý.

1. Trang phục

Tôi tin rằng bạn rồi cũng có ít nhất một lần trong đời đối diện với việc khách hàng muốn thay đổi trang phục ngay trong ngày quay.

Có rất nhiều lý do trên đời có thể dẫn đến điều này. Đó có thể là do ánh sáng ở trường quay chiếu vào khiến màu sắc trang phục khác đi. Hoặc khi thử trang phục, diễn viên đứng thì nhìn vừa vặn, đến ngày quay, diễn viên ngồi thì lại bị lộ bụng không đẹp.

Các vấn đề liên quan đến trang phục thường xảy ra vào mở đầu buổi quay. Nếu không xử lý được điều này, thường sẽ khiến giờ bấm máy bị trễ so với lịch trình, làm ảnh hưởng toàn bộ thời gian ghi hình về sau.

Việc dự đoán và chủ động nắm bắt tình hình sẽ giúp bạn có một ngày quay khởi đầu suôn sẻ.

Với những vấn đề về trang phục, dựa trên kinh nghiệm của tôi, bạn cần sắp xếp chu đáo buổi thử trang phục trước đó và đảm bảo sự có mặt để chốt từ khách hàng. Bao gồm cả việc cho các diễn viên cùng thử trang phục và đứng cạnh nhau để đảm bảo đồng bộ. Thậm chí sắp xếp để chốt kiểu tóc và trang điểm trong ngày quay.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý những chi tiết nhỏ liên quan đến trang phục để tránh mắc lỗi khi quay. Tôi ví dụ, diễn viên đóng vai người mẹ nhưng tay lại đeo thiếu chiếc nhẫn ở ngón áp út. Sau tất cả, trong ngày quay vẫn cần mang theo trang phục dự phòng.

Việc dự đoán và chủ động nắm bắt tình hình sẽ giúp bạn có một ngày quay khởi đầu suôn sẻ.

2. Lắp đặt bối cảnh (set up)

Một vấn đề khác thường gặp khi quay TVC là đơn vị sản xuất (production house) set up khá chậm. Thông thường, việc lắp đặt bối cảnh cho cảnh quay đầu tiên sẽ tốn nhiều thời gian, còn những cảnh quay sau diễn ra nhanh hơn. Dù vậy, khi khách hàng sẵn sàng và các bên có mặt đông đủ, buổi quay phải bắt đầu trễ nhất trong vòng 30 phút.

Tuy vậy, hầu hết trải nghiệm của tôi trong ngày quay đều phải chờ ekip set up, đôi khi chậm 30 phút, nhưng cũng có khi chậm đến hơn 1 tiếng đồng hồ so với lịch bấm máy dự kiến. Việc có nhiều thời gian “chết” phải ngồi chờ set up, đôi lúc còn ảnh hưởng đến tinh thần của talent, đặc biệt, nếu talent là người nổi tiếng và nghiêm khắc.

Nguồn: spyne

Để tránh trường hợp này xảy ra, Account có thể gợi ý dời thời gian setup lên trước nửa ngày. Production house có thể chụp hình, gửi khách hàng duyệt trước cách sắp xếp bối cảnh, để điều chỉnh luôn nếu có sự thay đổi, giúp tiết kiệm thời gian. Với những buổi quay khó như quay thực phẩm (món nước, đồ ăn), chúng ta nên setup 1 ngày quay thử (food test) để chọn góc máy, xác định các thông số kỹ thuật về tốc độ camera/ánh sáng, chuyển động của thực phẩm… nhằm tiết kiệm thời gian cho buổi quay chính thức.

3. Lịch trình quay (Call sheet)

Trước mỗi ngày ghi hình, ekip đều sẽ có một lịch trình quay phân bổ cụ thể thời gian, phân cảnh, nhân sự. Việc theo dõi sát sao lịch trình quay để nắm thời gian ghi hình còn bao lâu, số lượng phân cảnh còn bao nhiêu là điều cần thiết để đảm bảo thời gian.

Như ví dụ tôi có chia sẻ từ đầu, để đảm bảo được lịch trình của talent, từ phía ekip đã sắp xếp các cảnh quan trọng như quay sản phẩm đưa lên đầu. Do chúng tôi biết đây là nội dung mà khách hàng sẽ đặc biệt quan tâm, feedback nhiều và yêu cầu quay kĩ. Các cảnh quay khó như cảnh nhảy cũng được sắp xếp lên trước, do nếu bị trễ lịch trình trong khi thời lượng ghi hình vẫn còn nhiều thì chúng ta vẫn dễ sắp xếp hơn là đợi đến khi gần kết thúc ngày quay.

Nguồn: Envato

Tuy vậy, đến 7h tối, khi chỉ còn 3 tiếng đồng hồ nữa mà chúng tôi vẫn còn một phân cảnh dài chưa quay. Lúc này, tôi buộc phải làm việc với production house để rút ngắn thời gian setup chỉ còn 20 phút cho một phân cảnh. Bên cạnh đó tôi cũng trò chuyện, chăm sóc talent và quản lý của họ. Talent mà tôi hợp tác ở dự án này khá kỹ tính. Có những lúc xem lại cảnh quay, khách hàng và đạo diễn đều hài lòng, nhưng talent muốn quay lại. Khi đó, tôi phải trao đổi với quản lý, giải thích lý do thời gian quay dài hơn dự kiến. Nhờ vậy, người quản lý cũng dễ cảm thông hơn.

Cuối cùng, buổi quay diễn ra thành công và đóng máy đúng 11h đêm.

4. Quản lý feedback từ khách hàng

Là một Account, tôi nghĩ bạn có quá nhiều kinh nghiệm để quản lý vấn đề này. Do đó, ở đây tôi chia sẻ cùng bạn một trường hợp thú vị tôi gặp phải trong quá trình làm việc.

Trong một dự án quay MV, tôi từng có cơ hội làm việc cùng đạo diễn Khương Vũ. Anh khiến tôi bất ngờ vì cách “tận dụng thời gian chết trên phim trường”. Bằng cách lắp đặt ngay một chiếc máy tính tại trường quay, bất kì cảnh nào quay xong thì anh đều đưa vào phần mềm và biên tập nhanh.

Việc này vừa giúp chúng tôi đảm bảo quay đủ cảnh quay, hoặc quyết định có cần phát sinh thêm phân cảnh nào để chất lượng MV tốt hơn không. Ngoài ra, tiết kiệm được thời gian hậu kì, khi mà lần đó chúng tôi chỉ mất đúng một ngày đã có được bản offline. Và quan trọng hơn hết là giúp “quản lý feedback” từ khách hàng.

Nguồn: Pexels

Bởi lẽ có những phân cảnh sau khi quay xong, khách hàng không biết đánh giá như thế nào vì không biết ý đồ đạo diễn. Lúc này, hoặc họ sẽ feedback rất nhiều, hoặc họ sẽ không duyệt cảnh quay mà bảo rằng sẽ xem và duyệt trên offline (trong khi điều này thật sự rất nhiều rủi ro).

Như bạn thấy đấy, để quản lý ngày ghi hình, chúng ta có những cách như sau: đồng thuận PPM, setup cảnh quay trước nửa ngày, thương lượng với quản lý của talent, đốc thúc production house, đưa những cảnh quay quan trọng lên trước.

Tuy vậy, điều quan trọng vẫn là sự chuẩn bị kĩ lưỡng, đốc thúc các bên đảm bảo làm việc theo thời gian đã thống nhất, và dự trù các phương án back up. Nếu bạn đảm bảo các điều trên, tôi tin rằng bạn sẽ quản lý ngày ghi hình với tâm thế chủ động hơn.

Bài viết chia sẻ bởi chị Mai Hồng Ngọc, Co-Founder & COO tại DIGIGO. Chị từng nhiều năm giữ vị trí quản lý tại công ty quảng cáo Dentsu Redder và có kinh nghiệm làm truyền thông tích hợp cho nhiều thương hiệu trong nước và đa quốc gia (Biti's Kids, Mirinda, Panasonic, Minh Long, Nivea, Kotex...).