Event Marketing 101: Làm thế nào để lôi cuốn người tham dự trước, trong và sau sự kiện?

Tổ chức một event từ lúc ra ý tưởng đến lúc bán cháy vé không phải là việc dễ dàng. Và một nửa cuộc chiến sự kiện nằm ở khâu marketing cho sự kiện đó. Khi nói đến các kênh marketing để thu hút sự quan tâm, lan truyền, tạo ra tương tác thì social media là kênh truyền thông hàng đầu. Điều tuyệt vời là, sử dụng social media để marketing cho event không tốn nhiều thời gian như bạn tưởng.

Bạn có thể làm được. Một trong những cảm giác tuyệt vời nhất trên thế giới là khi bạn bước chân vào 1 sự kiện do chính mình tổ chức và nhìn thấy nơi đó chật kín người. Social media có thể gúp bạn. Nhắc đến social media event marketing, nghĩa là nhắc đến post cái gì và post ở đâu để tiếp cận được với những người tham dự tiềm năng. Chúng tôi rất vui được chia sẻ những bài học lớn nhất. Để giúp bạn khám phá ra loại post sự kiện nào tạo ra lượng tương tác lớn nhất, nhóm của chúng tôi tại Eventbrite nghiên cứu hơn 25 triệu bài post trên social từ ban tổ chức và người tham dự từ 50 sự kiện phổ biến nhất trong 1 năm, từ tháng 7 năm 2013 đến tháng 7 năm 2014. Những sự kiện này bao gồm mọi lĩnh vực, từ đại hội âm nhạc đến các đua sức bền, chúng tôi góp nhặt tất cả các tweet liên quan gồm từ khóa, hashtag và Twitter / Facebook.

Khi nói đến các kênh marketing để thu hút sự quan tâm, lan truyền, tạo ra tương tác thì social media là kênh truyền thông hàng đầu.

Trên thực tế, chúng tôi đã nghiên cứu xem mọi người bàn luận gì trước, trong và sau các sự kiện. Và chúng tôi phát hiện một số xu hướng đáng ngạc nhiên và một số cách có thể áp dụng vào chiến lược social media của các tổ chức sự kiện.

Chúng bao gồm:

1. Số lượng người thảo luận về sự kiện trước và trong sự kiện gần bằng nhau.
2. Lượng cập nhập social media lớn nhất thuộc về quotes và các loại hình đa phương tiện (multimedia – như hình ảnh, video) được chia sẻ trong quá trình diễn ra sự kiện (chiếm 36% toàn bộ lượng tin cập nhập).
3. Những chiến lược đứng top bao gồm: cung cấp thông tin diễn giả, cung cấp nhiều hình ảnh về sự kiện, tạo ra các quotes.

Có rất nhiều dữ liệu và chiến thuật được rút ra từ nghiên cứu này mà chúng tôi sẽ chia sẽ tất cả với bạn. Các dữ liệu tuy đã từ tháng 7/ 2014 nhưng chúng ta có thể thấy nó vẫn còn đúng cho đến hôm nay với social media event, các chiến lược và chủ đề được thảo luận nhiều nhất vẫn giống y như vậy.

Dưới đây là những chiến thuật cho event marketing giúp đề xuất một vài chiến lược vững chắc đã được chứng minh thành công tại các công ty từ nhỏ đến lớn trong nhiều năm.

Làm thế nào để chia sẻ trên social trước sự kiện

Bạn nghĩ khi nào thì người tham gia sẽ tweet, snap hoặc post trên Facebook?

Có thể trong suốt thời gian diễn ra sự kiện đúng không?

Nghe thì có vẻ đúng vậy. Nhưng thật ra số lượng người thảo luận trong ngày diễn sự kiện gần bằng với số người nói về nó trong 1 tuần trước.

Số liệu thống kê cho thấy, tỷ lệ số lượt post trước và trong event lần lượt là 40% và 42%. Điều đó có nghĩa là để thu hút được tối đa lượng người tham gia tiềm năng và tương tác nhiều nhất với người tham dự, bạn cần marketing vào cả 2 thời điểm này.

Để kết nối tốt, dưới đây là những tip mà những thương hiệu hàng đầu sử dụng để marketing trước sự kiện (pre-event) trên social media, bạn có thể áp dụng để tìm ra cheiens lược social media cho chính sự kiện của mình:

1. Tiết lộ đội ngũ diễn giả hoặc khách mời đặc biệt theo một cách sáng tạo

Các bài viết về sự mong đợi và hứng thú với sự kiện chiếm 14% trên tổng số bài post trên social media. Đây là con số riêng lẻ lớn nhất mà một loại bài post hoặc tweet về sự kiện có thể đạt được.

Những người như vậy đếm từng ngày cho đến ngày diễn ra sự kiện, hoặc họ sẽ xem sự kiện như kế hoạch cuối tuần của mình và đăng tin chờ đợi vào các ngày trong tuần trước khi diễn ra sự kiện đó.

Cách làm: Tung ra danh sách khách mời đặc biệt hoặc sử dụng teaser dạng video hoặc hình ảnh để tăng sự hứng thú. Ví dụ bạn có thể đăng bài đếm ngược thời gian đến sự kiện - sử dụng những hình ảnh đẹp là 1 điểm cộng để tăng động lực chia sẻ cho người tham gia.

2. Thường xuyên thông báo về hạn chót bán vé early bird và đóng cửa đăng ký

Gần như cứ 10 post thì sẽ có 1 post về việc bán vé: Khi ban tổ chức sự kiện đưa ra cam kết, người tham dự sẽ muốn thuyết phục bạn bè mình tham gia cùng họ, cách phổ biến là họ sẽ chụp hình tấm vé và chia sẻ nó trên social.

Đây là một ví dụ được chia sẻ bởi 1 người sẽ tham dự chương trình:

Cách làm: Bạn có thể tạo động lực cho người tham dự tiềm năng bằng cách sử dụng sự cấp thiết, hãy post thông tin về vé erly bird hoặc ngày kết thúc đăng ký ở bất cứ nơi nào bạn có thể.

3. Tặng quà cho những người FOMO

Những fan hâm mộ nếu không chắc được tham dự sự kiện sẽ có một cảm giác FOMO nghiêm trọng (fear of missing out: sợ bỏ lỡ).

Cách làm: Xoa dịu nỗi sợ của họ bằng việc tạo ra những cơ hội mới cho họ tham dự sự kiện. Đưa ra các mã code giảm giá cho những follower trên mạng xã hội chẳng hạn, hoặc tạo ra một cuộc thi trên social để dành vé hoặc tiền mua vé. Hãy chia sẻ bài post của bạn với số lượng lớn để tiếp cận đến nhiều người nhất có thể.

4. Chia sẻ ảnh hậu trường trước khi sự kiện diễn ra

Những bức ảnh hậu trường không chỉ cho thấy những gì sắp diễn ra trên sân khấu mà còn cả những gì diễn ra đằng sau sân khấu – thậm chí trước cả khi sân khấu thực sự được dựng lên.

Chia sẻ những hình ảnh hậu trường và câu chuyện đi kèm là một cách rất tốt để thúc đẩy các cuộc hội thoại và tương tác với sự kiện. Khi nghiên cứu, chúng tôi thấy các thương hiệu và người tham gia đã có những hoạt động thú vị trên social: các tay đua marathon chia sẻ lịch tập luyện của họ, fan hâm mộ đại nhạc hội chia sẻ trang phục mà họ sẽ mặc đi sự kiện, các nhà du lịch chia sẻ lộ trình chuyến đi của họ để đến với sự kiện “định mệnh” mà mong chờ.

Cách làm: Trong khi người tham dự chia sẻ về sự chuẩn bị của họ, bạn cũng có thể làm như vậy. Hãy khiến các fan hâm mộ cảm thấy mình đang ở giữa tâm bão sự kiện bằng những bức ảnh hậu trường. Chúng giúp kết nối bạn với người tham gia.

Bằng cách tạo ra những bài post có nội dung thúc đẩy sự nhiệt huyết, bạn có thể tham gia tạo nên những cuộc đối thoại trên online. Hãy chắc rằng bạn re-tweet tất cả những bài post từ những người hứng thú với sự kiện – vì những bài đăng của họ chính là marketing miễn phí cho bạn đến những người tham dự tiềm năng khác.

Làm thế nào để chia sẻ trên social trong suốt thời gian diễn ra sự kiện

Loại bài post đứng đầu trong số 25 triệu bài post là quote và multimedia, trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

Gần 9 triệu hình ảnh, video và quotes! Đúng vậy, trong khi tỷ lệ bài post trong sự kiện là cao nhất thì dạng bài multimedia như hình ảnh, video, quotes chiếm đến 85%. Và chỉ 15% còn lại là dạng văn bản.

Cách làm: Bạn có thể dùng hình ảnh sự kiện của chính mình để khuyến khích người tham dự đăng ảnh trong thời gian diễn ra sự kiện.

Đây là cách thu hút người tham dự chụp hình:

1. Tạo ra gian chụp hình riêng

Tạo ra một khu vực riêng để người tham dự chụp hình, chú ý vào những chi tiết nhỏ để giúp cho các bức hình trên Instagram / Snapchat của bạn trông lung linh.

Tại hội nghị TNW Châu Âu, có một khu vực riêng cho người tham dự chụp hình và chia sẻ những hình ảnh vui nhộn với bạn bè. Như hình dưới đây. Hãy để ý là logo thương hiệu vẫn xuất hiện ở phía dưới bức hình:

Disney tạo ra khu vực chụp hình cho những người vừa xem bộ phim mới nhất Captain America chia sẻ khoảnh khắc của họ:

2. Chia sẻ nội dung từ người diễn giả

Nếu sự kiện của bạn có diễn giả nổi tiếng, ví dụ như một hội thảo hay một buổi kêu gọi quỹ, bạn có thể tweet hoặc đăng những câu quotes chính từ họ để khuyến khích chia sẻ. Sử dụng hashtag trong bài post sự kiện của bạn, nhớ tag cả người phát ngôn vào để viral bài post tốt hơn.

Đây là một ví dụ tuyệt vời từ diễn đàn Digital Marketing World:

Nếu bạn thích dùng loại content này cho sự kiện của mình, bạn nên chuẩn bị trước 1 thời gian để đến khi sự kiện diễn ra, bạn có bài để đăng theo đúng thời gian thực (real-time) diễn ra sự kiện.

Một lựa chọn nhanh khác là sử dụng công cụ Pablo (đăng nhiều hình trong 30s hoặc ít hơn) và Canva để tạo dạng nội dung này trong thời gian thực – quan trọng nhất là bạn không cần mất công thiết kế để tạo ra 1 bức ảnh đẹp linh linh.

3. Khiến các follower dõi theo bạn bằng ảnh và video sân khấu

Bạn cũng có thể tạo ra những bài post multimedia để tương tác với người dùng, khuyến khích họ chia sẻ trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Chia sẻ hình ảnh và video để mọi người thấy những gì đang diễn ra trên sân khấu, hoặc phỏng vấn độc quyền với mọi người tại sự kiện. Bạn có thể đăng hình ảnh trên bất cứ mạng xã hội nào. Video trực tuyến thì nên đăng trên Facebook.

The Next Web đã thực hiện tốt điều này khi tổ chức hội thảo tại Amsterdam bằng việc sử dụng Snapchat để quảng cáo chéo nội dung trên Twitter:

4. Tương tác với người xem bằng câu hỏi và bỏ phiếu

Bạn cũng có thể sử dụng nội dung tương tác như câu hỏi hoặc bỏ phiếu bình chọn cho các ca sĩ / diễn viên / nhà diễn thuyết, vv... và người xem rất thích điều này. Bạn nên cử ai đó trong nhóm làm nhiệm vụ trả lời tất cả các câu hỏi, các vấn đề hoặc bình luận bất kỳ của người tham dự.

Khảo sát trên Twitter có thể là lựa chọn tốt nhất để thực hiện nhanh chóng và trong thời gian thực.

Nếu bạn đang lên kế hoạch tạo nội dung tương tác, đây sẽ là một gợi ý hay dành cho bạn. Nó sẽ giúp tăng chất lượng nội dung và giảm stress cho bạn vào ngày tổ chức sự kiện.

 

Làm thế nào để chia sẻ trên social sau khi đã diễn ra sự kiện

Sự kiện kết thúc không có nghĩa là các cuộc hội thoại online cũng sẽ kết thúc. Mặc dù chúng chiến tỷ lệ nhỏ nhất nhưng vẫn đạt đến 18% tổng số post - nghĩa là gần như cứ 5 bài post về sự kiện thì có 1 bài post nói đến sau sự kiện.

Có 2 lý do chính khiến mọi người nói về sự kiện sau khi kết thúc là: tường thuật báo chí và phản hồi.

1. Tường thuật báo chí

Tỷ lệ lớn nhất của những bài post sau sự kiện là tường thuật báo chí, chiếm 9% tổng số bài post. Đây là cơ hội để bạn chúc mừng cho tất cả những gì mình đã làm được – hãy đi thu nhặt và chia sẻ lại những bài báo viết về sự kiện của bạn.

Nếu bạn muốn có độ che phủ sau sự kiện, bạn có thể tiếp cận với nhà báo nằm trong mối quan hệ của mình, mời họ đến sự kiện để họ trải nghiệm nó và viết bài về chúng nếu muốn.

2. Hỏi xin phản hồi

Tất cả các bài post về sự kiện được chia thành 2 loại là tích cực hoặc tiêu cực. Chia sẻ và tận hưởng những phản hồi tích cực nhưng cũng đừng chối bỏ những phản hồi tiêu cực. Hãy trả lời bằng việc cảm ơn tất cả những phản hồi của họ, và dùng chúng để rút kinh nghiệm cho sự kiện sau.

Bạn có thể chia sẻ một cuộc điều tra hậu sự kiện để các follower chia siasuy nghĩ của họ. Nếu bạn cởi mở bằng cách thực sự lắng nghe để thay đổi, người tham dự sẽ muốn tiếp tục mua vé sự kiện của bạn vào lần sau.

Nếu có ai đó bất bình một cách nghiêm trọng, bạn có thể đề nghị giảm giá vào sự kiện tới để xoa dịu họ (giảm giá cũng là một cách tuyệt vời để khuyến khích sự trung thành của những người yêu thích sự kiện).