Tổng quan các kiến thức nền tảng về phương pháp quản trị bằng mục tiêu (OKRs)

Objective and Key Results (OKRs) là một phương pháp tư duy, công cụ quản trị & triển khai chiến lược giúp thiết lập mục tiêu & theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về OKRs, từ đó sẽ có chiến lược và triển khai phù hợp.

Quản trị bằng mục tiêu (Objective and Key Results – OKRs) là gì?

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, phương pháp “Quản trị bằng mục tiêu” (Objective and Key Results – OKRs) đã trở thành một trong những phương pháp quản trị phổ biến và được áp dụng tại các tập đoàn hàng đầu thế giới như Google, Intel.

OKR là từ viết tắt của Objectives and Key Results, nghĩa là mục tiêu và kết quả then chốt. Đây là một phương pháp hiệu quả được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để quản lý mục tiêu.

Objective and Key Results (OKRs) không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cụ thể, mà còn có tác dụng rất lớn đối với nhân viên.

Bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả đạt được, OKRs giúp từng nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc của mình đối với mục tiêu chung của công ty.

Điều này giúp tạo ra động lực và cảm giác gắn kết mạnh mẽ hơn với mục tiêu chung của công ty, đồng thời giúp tăng sự tự tin và sự hài lòng trong công việc.

Ngoài ra, việc thiết lập OKRs còn giúp nhân viên tự đánh giá bản thân và theo dõi tiến độ công việc của mình, từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về OKRs và cách triển khai chúng trong Lark – một trong những nền tảng tương tác cộng tác và quản lý công việc hàng đầu. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách OKRs có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu và phát triển bền vững.

1. Chuẩn bị nền tảng cho OKRs

Bài viết này lấy ví dụ cho một công ty có quy mô vừa và nhỏ dưới 50 nhân sự.

Trong một buổi họp để triển khai OKRs cho công ty, thành phần tham gia bao gồm: Ban quản lý công ty, CEO và trưởng của các phòng ban.

• Ban quản lý công ty, CEO: Làm rõ Mission, Vision, Strategy, Objectives
• Trưởng các phòng ban: Đóng góp ý kiến, xây dựng Key Results, Tasks và Mô tả công việc cụ thể cho các nhân sự liên quan của các phòng ban.
• Mission: Ý nghĩa tồn tại, mục đích, sứ mệnh của tổ chức.
• Vision: Tầm nhìn, định hướng dài hạn cho tổ chức.
• Strategy: Chiến lược kinh doanh phát triển trong một khoảng thời gian nhất định.
• Objectives: Các mục tiêu ngắn hạn (Năm/ Quý/ Tháng) để tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra.
• Key Results: Bộ chỉ số đo lường – dẫn dắt tạo nên các kết quả cho Objectives.
• Projects/ Tasks: Các dự án, công việc cụ thể ứng với các Key Results.
• Bảng mô tả công việc: Bổ sung mô tả công việc cụ thể cho từng nhân sự liên quan, phụ trách các tasks/ projects.

2. Các bước thiết lập OKRs

Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường.

• CEO quyết định Business Strategy và định vị ra các Objective & Key Results cho toàn công ty.
• Trong một số trường hợp "Key result" của công ty chia nhỏ thành các "Objective" của các phòng, ban. Từ đó các phòng, ban định ra Key results đáp ứng Objective của phòng ban đó.
• Trong một số trường hợp khác, “Objective” của công ty được chia nhỏ và trở thành “Objective” của các phòng ban.
• Key Result của phòng ban, chia xuống thành Objective của các nhân viên. Từ đó từng nhân viên sẽ định ra Key Results đáp ứng Objective của mình.

Quy trình này kết hợp cả Top Down và Bottom Up.

• Top Down: CEO đưa xuống Company Vision, Business Strategy và các Objective cho toàn công ty.
• Hợp tác: CEO và Trưởng các phòng ban cùng thảo luận để chọn ra các Objective & Key Results cho phòng ban.
• Bottom Up: Các nhân viên của từng phòng ban sau khi được phổ biến về Objective & Key Results của phòng ban, sẽ tự đề xuất Objective & Key Results cho cá nhân để submit lên cho trưởng phòng review, sau đó submit lên CEO.

3. Các lưu ý khi thiết lập OKRs

Đối với Objective:

• Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3-5 mục tiêu.
• Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
• Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công, còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

Đối với Key Result: Nên có ít nhất 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.

• Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).
• Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”).

4. Ví dụ minh họa

Ví dụ trong bảng OKRs các mục tiêu quý II/2023 của công ty X có 2 yêu cầu chiến lược và 6 mục tiêu tương ứng.

• Yêu cầu chiến lược 1: Duy trì đà tăng trưởng của hoạt động kinh doanh hiện tại và đạt mục tiêu kinh doanh xxx tỷ – sẽ có mục tiêu số 1, 2, 3, 4 tương ứng.
• Yêu cầu chiến lược 2: Phát triển các mảng sản phẩm kinh doanh mới – sẽ có mục tiêu số 5, 6 tương ứng.

Ví dụ: Với Objective 05 – ra mắt sản phẩm Connected TV Advertising và đóng góp vào 10% doanh số của quý II.

• Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn.
• Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận Chăm sóc Khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.

5. Triển khai & cập nhật OKR trong một OKR Cycles

Trong quá trình triển khai và cập nhật mục tiêu và kết quả chính (OKR), chu kỳ OKR Cycles đóng vai trò quan trọng. Đây là một phương pháp quản lý hiệu quả giúp đội ngũ tập trung vào các OKR quan trọng trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như một quý.

Chu kỳ OKR Cycles giúp xác định thời gian cụ thể cho việc đặt ra và đánh giá kết quả của các OKR. Thông qua việc phân chia thời gian thành các chu kỳ, nhóm làm việc có thể tập trung vào những mục tiêu và kết quả chính quan trọng nhất trong thời gian đó. Điều này giúp tạo ra sự tập trung và sự phân chia công việc rõ ràng, từ đó tăng cường hiệu suất và đảm bảo tiến độ của dự án.

Trong quá trình chu kỳ OKR Cycles, OKR Weekly check-in đóng vai trò quan trọng. Đây là một hoạt động thường xuyên mà các thành viên trong nhóm tiến hành để cập nhật và điều chỉnh OKR phù hợp. Trong cuộc họp này, quản lý và nhân viên có cơ hội xem xét tiến độ và đánh giá kết quả của từng OKR. Nếu cần thiết, các điều chỉnh có thể được thực hiện để đảm bảo rằng các mục tiêu vẫn phù hợp và thực tế với tình hình hiện tại.

6. Đánh giá OKRs cuối kỳ

• OKRs sẽ được chấm (scoring) trên thang đo từ 0.0 đến 1.0 vào cuối kỳ.
• Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.5-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.
• Dưới 0.5 không có nghĩa là thất bại: Một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả. Dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.
• Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective.

Ví dụ:

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về Objective and Key Results (OKRs) và cách triển khai chúng trong nền tảng Lark. OKRs là một trong những phương pháp quản trị mục tiêu phổ biến nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cụ thể và phát triển bền vững. Ngoài ra, OKRs còn có tác dụng quan trọng đối với từng nhân viên, giúp họ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc của mình đối với mục tiêu chung của công ty, tạo động lực và cảm giác gắn kết mạnh mẽ hơn với công ty. Để hiểu rõ hơn về OKRs, mời bạn tham khảo khoá học “Ứng dụng OKR vào Quản trị Dự án và Vận hành Doanh nghiệp”.

Đồng hành cùng học viên trong khoá học này là giảng viên Hồ Đông Thụ, hiện là Founder & CEO tại Think Digital. Anh cũng là Founder & Giảng viên tại THINKDEMY - Học viện đào tạo Marketing, Truyền Thông và kỹ năng dành cho người trẻ, phụ trách các bộ môn Digital Marketing nền tảng, Design Thinking, Data Analysis for Marketer… Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Digital Marketing, khởi nghiệp và đào tạo, anh Thụ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về OKR, thiết lập OKR trong quản trị dự án / doanh nghiệp.