12 bài học giao tiếp giúp bạn trở thành một nhà quản lý giỏi

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng để trở thành một nhà quản lý giỏi. Để lên được vị trí Manager thì ắt hẳn kỹ năng này của bạn đã có phần “cứng cựa". Tuy nhiên, đừng bao giờ tự mãn hay quên rằng việc liên tục rèn luyện kỹ năng giao tiếp là hết sức quan trọng.

Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, Tân Manager cần đặc biệt chú ý những điểm sau:

1. Tập trung lắng nghe

Hãy lắng nghe với sự tập trung cao độ, với tất cả mọi đối tượng đang giao tiếp mà không loại trừ bất cứ ai. Bởi vì sẽ thật khó gần và chẳng ai tin là bạn đang “lắng nghe" nếu tay bạn cầm điện thoại, hoặc tai trái thì nghe nhưng tai phải đang làm việc khác.

Để biết được khi nào nên nghe, khi nào nên đưa ra phản hồi hoặc khuyến khích nói nhiều hơn, bạn cần phải có sự luyện tập nhưng quan trọng hơn hết phải là sự “thực tâm”.

2. Rõ ràng và chính xác

Sự rõ ràng là quy tắc tối thượng trong giao tiếp, nếu bạn đang cố gắng giao tiếp điều gì đó quan trọng, hãy luôn chắc chắn rằng nội dung đã đủ rõ, đủ chính xác.

Ngoài ra, hãy kiểm tra kĩ lại những thông điệp mình đưa ra được nhân viên hiểu đúng. Điều này sẽ giúp bạn tránh được tai nạn trong giao tiếp mà hậu quả nhẹ là “ủa”, hậu quả nặng là sự thất bại của cả một dự án.

3. Luôn cởi mở và đón chào

Là Manager, bạn đang có trong tay một đội ngũ nhân viên lúc nào cũng muốn hỏi, nói chuyện và xin ý kiến. Hãy cho đội ngũ thấy tâm ý muốn thảo luận sẽ luôn được bạn đón chào, miễn là nó thuộc khung thời gian và không gian hợp lý.

“Tôi bận lắm” sẽ là câu trả lời vừa vô trách nhiệm vừa đóng tất cả các cơ hội giao tiếp lại, nhưng cũng có những quản lí mặc dù không nói ra nhưng trong hành vi cử chỉ thì mọi người sẽ hiểu là “đừng đụng đến anh ấy, anh ấy đang bận lắm”.

Vậy thì, hãy đưa ra một thông điệp rằng bất cứ khi nào nhân viên cần, hãy tìm đến bạn, vì bạn ở đây là để hỗ trợ, việc này cũng là hỗ trợ chính bản thân bạn hoàn thành tốt công việc của mình.

4. Tôn trọng người đối diện dù họ là ai

Điều này nghe không khó nhưng trong vài hoàn cảnh, bạn sẽ vô tình ưu tiên những người cao cấp hơn. Chính vì vậy, hãy chắc rằng tất cả mọi người trong vòng tròn giao tiếp của bạn đều được tôn trọng và đối xử một cách chuyên nghiệp.

5. Chọn đúng kênh giao tiếp

Manager nên tự tìm kênh giao tiếp phù hợp nhất với từng hoàn cảnh và cố gắng truyền đạt lựa chọn đó đến nhân viên của mình. Có 4 kênh giao tiếp phổ biến sau:

• Email: phù hợp với những thông tin mang tính chính thống, nhiều chi tiết, nhằm cập nhật về tiến trình của một dự án. Toàn bộ thông tin trên email phải chuyên nghiệp, có tính lưu trữ cao, nhằm làm bằng chứng nếu phát sinh vấn đề hoặc mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án.
• Chat: được dùng với những đoạn hội thoại không cần tính chuyên môn cao, không chính thức và không quá chuyên nghiệp. Lợi ích của Chat là mang tính “real-time" nên nội dung sẽ được truyền tải nhanh chóng chỉ qua vài dòng chữ. Tuy nhiên, đối với những nội dung cần nhiều thời gian để giải thích thì cần phải tuyệt đối tránh xa, nếu không sẽ rơi vào trạng thái “suốt ngày chat" mà không mang lại hiệu quả trong công việc.
• Call (Gọi điện thoại): sẽ phù hợp với những cuộc trò chuyện nhằm giải quyết các vấn đề gấp và phức tạp. Bởi vì cuộc gọi sẽ giúp bạn giải thích những gì mà nếu gửi qua mail sẽ không đủ hiệu quả, cần phải có sự tương tác qua lại. Ngoài ra, gọi điện sẽ giúp các bên chốt nhanh, sau đó sẽ chính thức hóa bằng phương thức khác.
• Cuộc gặp Face-to-Face: thích hợp với những cuộc nói chuyện phức tạp, những buổi brainstorming hay những cuộc thương thuyết. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng cuộc gặp trực tiếp thế này sẽ gần như vô nghĩa nếu không có công cụ ghi chép và lưu trữ là Email ngay sau đó.

6. Họp team định kỳ và thường xuyên

Sẽ thật khó để mọi người có thể cùng giao tiếp, trao đổi và học hỏi lẫn nhau nếu Manager không chủ động tổ chức những cuộc họp team hàng tuần, tháng hay quý. Những cuộc họp này vô cùng quý giá vì cả team sẽ cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm mặc dù công việc / dự án không nhất thiết phải giống nhau. Bên cạnh đó, các thành viên trong team thay nhau tổ chức cuộc họp cũng là cách rất hay để họ củng cố khả năng giao tiếp.

7. Phản hồi tích cực

Nếu nhân viên làm sai, hãy dành cho họ những lời khen chân thành trước. Bởi vì không ai chỉ toàn điểm xấu, được khen chê lẫn lộn sẽ khiến họ bớt “phòng thủ" và thất vọng về chính mình.

Khi phản hồi, Manager sẽ thành công nếu làm những việc sau đây: (1) Cân bằng khen chê, nghĩa là nếu chê 3 lần thì phải cố gắng tìm ra 3 điều tốt đẹp để khen; (2) Dùng những từ ngữ ít gây sát thương cho những điều chê và (3) Nếu chê thì phải luôn có những bằng chứng cụ thể để điểm xấu đó không bị lặp lại.

8. Chân thành và rõ ràng

Có thể bạn giao tiếp chưa tốt nhưng sự chân thành sẽ là yếu tố khiến cho những khuyết điểm đó chỉ là thứ yếu. Sự chân thành đó thể hiện qua cử chỉ, mưu cầu và đặc biệt là “chính trực” trong lúc giao tiếp.

Mặc dù giao tiếp bằng lời có thể là “lời nói gió bay”, nhưng đây cũng là thứ đánh mất niềm tin của đối phương, bởi “một lần thất tín, vạn lần bất tin”. Chính vì vậy, đã nói thì phải làm, phải rõ ràng trong mục tiêu và nguyện vọng.

9. Sự thấu cảm

Cần phải có sự thấu cảm vì rất khó để nhân viên giống 100% ý của mình, thế nên, hãy cố gắng hạn chế phán xét, luôn đặt mình vào trong hoàn cảnh của họ và cẩn trọng trong từng lời nói.

Tất cả những điều này sẽ giúp cho nhân viên của bạn thoải mái hơn trong việc đưa ra những yêu cầu tế nhị và niềm tin giữa hai bên sẽ càng ngày được củng cố.

10. Tư duy tích cực và cầu tiến

Nhân viên sẽ nhìn vào bạn và dấn thân, vì vậy, dù có việc gì xảy ra thì bạn cũng nên tìm kiếm những mặt tốt để kích thích tinh thần nhân viên. Bạn không cần phải cố gồng hết mọi chuyện, bởi việc gì cũng có mặt tích cực, bạn nhìn thấy và giao tiếp với nhân viên là được.

11. Làm gương cho nhân viên

Muốn nhân viên giao tiếp ngắn gọn, xúc tích thì trước tiên bạn hãy làm gương. Họ sẽ có thể tự học được kỹ năng này từ chính sếp của mình. Hoặc đối với sự chân thành, tử tế và minh bạch, nếu chỉ nói mà không có chứng minh thì sẽ trở thành điều rất tệ hại.

12. Chủ động giải quyết mâu thuẫn

Là Manager, bạn phải chấp nhận sự thật là mâu thuẫn tồn tại khắp mọi nơi – giữa nhân viên và mình, giữa nhân viên với nhau, mâu thuẫn với các phòng ban khác và mâu thuẫn với đối tác bên ngoài. Thế nên, hãy đối diện, đưa ra giải pháp nhanh nhất thông qua giao tiếp trước khi mâu thuẫn đi xa.

13. Luôn luôn cải thiện

Giao tiếp cần phải được luyện tập mỗi ngày, bạn có thể hỏi nhân viên, cấp trên hoặc những người bên bạn để biết được điểm cần cải thiện hoặc cần phải làm gì để kỹ năng giao tiếp có thể tốt hơn.

Để tìm hiểu sâu hơn về các bài học giao tiếp này, mời bạn tham khảo khoá học "Manager Cực Phẩm" được “điện ảnh hóa” từ cuốn sách cùng tên của anh Trần Hùng Thiện.

Đồng hành cùng học viên trong khóa học "Manager Cực phẩm" là anh Trần Hùng Thiện - Founder tại công ty Nghiên cứu Thị trường GCOMM, đồng thời là giảng viên tại Viện Đại học VNUK Đà Nẵng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực nghiên cứu thị trường và làm việc với nhiều nhân sự khác nhau, anh Thiện sẽ mang đến một góc nhìn toàn cảnh, thông qua các câu chuyện thực tế, nhằm chuẩn bị hành trang giúp bạn trở thành một Manager xuất sắc.

Trong khoá học này, anh Thiện sẽ chia sẻ cho các bạn về những điều nên học, nên làm để trở thành một Manager cực phẩm. Bạn sẽ biết cách xây dựng năng lực về tư duy, cảm xúc và chuyên môn để dẫn dắt tinh thần đội ngũ. Ngoài ra, bạn sẽ học được cách ứng xử, làm việc với cấp trên sao cho vừa hiểu ý mà cũng vừa hiệu quả...