Hướng dẫn Phương pháp Thực thi Mua hàng Xuất sắc (Purchasing Excellence)

Phương pháp Purchasing Excellence không chỉ là quy trình giúp doanh nghiệp quản lý và thực thi quá trình mua hàng, mà còn là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí và đem lại hiệu quả cao. Phương pháp này bao gồm 3 quy trình lớn: (1) Phân tích - Analysis, (2) Định nghĩa chiến lược - Strategy Definition và (3) Triển khai chiến lược - Strategy Implementation.

1. Quy trình phân tích (Analysis)

1.1. Phân tích nhu cầu nội bộ

Phân tích nhu cầu nội bộ là bước quan trọng đầu tiên trong chiến lược mua hàng, nhằm giúp bộ phận Purchasing thấy được bức tranh toàn cảnh về tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Sau đây là 4 nhóm câu hỏi giúp bộ phận Purchasing đánh giá được vấn đề và xác định các thử thách mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Nhóm Câu hỏi để hiểu Xu hướng Thị trường (Market Trends) gồm:

• Thị trường có đối mặt với thay đổi lớn không, từ các nhà sản xuất chủ chốt hay từ phía người mua ?

• Thị trường có gặp thay đổi lớn về mô hình chi phí hoặc chuỗi giá trị không?

• Cấu trúc chi phí và chuỗi giá trị thị trường có bị ảnh hưởng bởi nhân công, chi phí nguyên liệu hoặc công nghệ?

• Thị trường có phải là toàn cầu, khu vực, hay quốc gia không?

• Công ty có làm việc với các nhà sản xuất chủ chốt trên thị trường không?

Nhóm Câu hỏi để hiểu tình hình Nội bộ (Internal Situation - Needs & Spend) gồm:

• Mức độ quản lý nhu cầu là gì?

• Các nhu cầu có độ rõ ràng về thông số kỹ thuật ở mức nào?

• Loại hạng mục nào có ảnh hưởng đến tổng chi phí sản phẩm? Mức độ ảnh hưởng là bao nhiêu?

• Loại hạng mục nào ảnh hưởng đến nhận thức của khách hàng cuối cùng không?

• Công ty có nhìn thấy rõ ràng về mức chi tiêu và dự báo không?

Nhóm Câu hỏi để hiểu các trường hợp thực tiễn hiện tại (Current practices) gồm:

• Công ty đã thực hiện quy trình tìm kiếm nguồn cung chuẩn hóa có sự tham gia của nhiều bộ phận không?

• Các bên liên quan có tin tưởng vào khả năng hỗ trợ kinh doanh của bộ phận Purchasing không?

• Mức độ sử dụng cần có so với chuẩn mực là bao nhiêu và những ví dụ là gì?

• Phân loại mục tiêu có phải là kết quả của sự phân loại ngành hàng không? Phân loại có được xem xét trong 3 năm qua không?

• Mức độ hiện tại của thực tiễn trong việc quản lý nhà cung cấp là như thế nào?

Nhóm Câu hỏi để hiểu nhà cung cấp Chủ chốt (Key Suppliers) gồm:

• Những nhà cung cấp chính theo macro-segment là những ai?

• Danh sách nhà cung cấp chính có thay đổi trong 3 năm qua không?

• Những đối thủ cạnh tranh chính mà công ty sử dụng để so sánh và đánh giá nhà cung cấp là ai?

• Trong từng phân khúc lớn, có phải các nhà cung cấp này cũng cạnh tranh trong một thị trường hoàn toàn khác không?

• Có nhà cung cấp chính nào xuất hiện thường xuyên giữa các hạng mục không? Số lượng loại nhà cung cấp này là bao nhiêu?

1.2. Phân tích thị trường (Market Analysis)

Bước phân tích thị trường giúp bộ phận Purchasing xác định quy mô thị trường, biết được tổng doanh thu tiềm năng và giá trị tài chính liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua. Ngoài ra, nhận biết về sự phân chia địa lý của thị trường giúp xác định nguồn cung từ các khu vực khác nhau, đánh giá chi phí vận chuyển, thuế quan và các rủi ro tiềm ẩn về chuỗi cung ứng... Chính vì vậy, đánh giá thị trường cung cấp là việc làm quan trọng, giúp doanh nghiệp lập ra kế hoạch mua hàng phù hợp và đảm bảo nguồn cung ổn định.

Các câu hỏi thường được đặt ra cho bước này gồm:

• Kích thước thị trường (Market Size): Kích thước tổng thể của thị trường là bao nhiêu? Thị trường này có giá trị bao nhiêu tỉ $?

• Phân chia địa lý (Geographical Breakdown): Chi tiêu ở những vùng địa lý khác nhau như thế nào? (Liệt kê theo châu lục hoặc quốc gia nếu cần thiết)

• Thị phần (Market share): Thị phần của doanh nghiệp so với kích thước tổng thể của thị trường như thế nào? Hãy chỉ ra tổng thể và theo từng khu vực / đất nước nếu có thể.

• Chỉ số tài chính quan trọng (Key Financial Indicators): Mức lợi nhuận hoạt động trung bình, lợi nhuận ròng và doanh thu trong thị trường là gì?

• Mô hình chi phí (Cost Model): Mô hình chi phí trung bình trong thị trường này là gì?

• Cấu trúc chuỗi cung ứng (Supply Chain Structure): Các bước chính của chuỗi cung ứng trên thị trường là gì? Phân tích chi tiết từng bước sản xuất / kho vận / kiểm soát / kho bãi / giao nhận…?

• Chuỗi giá trị (Value chain): Giá trị liên kết với mỗi bước là gì? Giá trị được tạo ra ở đâu trong chuỗi giá trị trên thị trường?

Đối với các chỉ số như mô hình chi phí và các chỉ số tài chính quan trọng, bộ phận Purchasing có thể tìm thấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như:

• Báo cáo tài chính công khai của các công ty đại chúng / tập đoàn lớn: Các công ty niêm yết thường công bố báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Những báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tài sản, nợ phải trả, và nhiều chỉ số tài chính khác.

• Các cơ quan nghiên cứu thị trường và tư vấn: Các công ty như ACNielsen, Kanta, TNS và nhiều tổ chức khác thường xuyên thực hiện nghiên cứu thị trường và phân tích ngành, cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết về kích thước thị trường, xu hướng và hành vi của người tiêu dùng.

• Báo cáo của các hiệp hội ngành nghề: Các hiệp hội thường xuyên thu thập dữ liệu và cung cấp báo cáo về ngành nghề mà họ đại diện.

1.3. Đánh giá chi phí và giá trị (Cost & Value Assessment)

Mô hình đánh giá chi phí & giá trị (Cost & Value Assessment) nhằm hỗ trợ bộ phận Purchasing hiểu rõ từng yếu tố làm nên giá thành của sản phẩm hay dịch vụ cần mua. Mô hình này gồm hai phần chính:

• Các yếu tố chi phí (Cost Elements): Các thành phần chi phí đơn lẻ trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp, bao gồm nguyên liệu, nhân công, chi phí sản xuất và các chi phí phát sinh khác. Những yếu tố này được phân tích để xác định "Cái gì" tạo nên chi phí chủ yếu của một sản phẩm hay dịch vụ.
• Các nhân tố chi phí (Cost Drivers): Đây là các yếu tố cả bên trong và ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến sự biến động của chi phí nhằm trả lời câu hỏi: Tại sao chi phí thay đổi? (Do biến động về giá nguyên liệu, thay đổi trong quy định pháp luật hay sự thay đổi của chi phí lao động)

Ví dụ: Mô hình đánh giá chi phí và giá trị của công ty phân phối mỹ phẩm, bao gồm:

A. Yếu tố chí phí

• Chi phí mua sắm quảng cáo: Tiền thuê bảng quảng cáo, chi phí sản xuất quảng cáo và chi phí phát sóng trên các kênh truyền thông đại chúng.

• Chi phí mua vật tư Marketing: Chi phí mua các tài liệu in ấn như brochure, tờ rơi, poster và các vật phẩm quảng cáo như mẫu thử sản phẩm, quà tặng khuyến mãi.

• Chi phí tổ chức sự kiện: Chi phí thuê địa điểm, trang trí, thuê nhân sự và các chi phí liên quan khác.

B. Nhân tố chi phí gồm

• Số lượng sự kiện Marketing được tổ chức: Càng nhiều sự kiện được tổ chức, chi phí tổ chức sự kiện cũng sẽ tăng lên tương ứng.

• Quy mô và độ phức tạp của các chiến dịch quảng cáo: Một chiến dịch quảng cáo lớn và phức tạp sẽ yêu cầu nhiều nguồn lực hơn, từ đó làm tăng chi phí.

• Tần suất và kích thước của các đơn hàng vật tư Marketing: Đặt hàng số lượng lớn có thể giúp giảm chi phí đơn vị thông qua việc mua hàng số lượng lớn, trong khi đặt hàng thường xuyên với số lượng nhỏ có thể làm tăng tổng chi phí do không tận dụng được ưu đãi về giá.

Tóm lại, yếu tố chi phí liên quan đến những gì doanh nghiệp chi tiêu, trong khi nhân tố chi phí liên quan đến lý do tại sao doanh nghiệp phải chi tiêu số tiền đó và những yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến mức chi phí. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí một cách hiệu quả và đưa ra quyết định mua hàng thông minh hơn.

1.4. Tổng hợp và đưa ra quyết định mua hàng phù hợp (Synthesis)

Cuối cùng, sau khi phân tích nhu cầu nội bộ, phân tích thị trường và đánh giá chi phí & giá trị, bộ phận Purchasing tổng hợp và đưa ra quyết định mua hàng phù hợp.

2. Quy trình định nghĩa chiến lược (Strategy Definition)

2.1. Xác định mục tiêu và KPIs (Objectives & KPIs)

Bước đầu tiên trong việc định nghĩa chiến lược là xác định mục tiêu cụ thể thông qua chiến lược mua hàng. Cùng với mục tiêu, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs - Key Performance Indicators) để đánh giá tiến độ và hiệu quả của chiến lược. KPIs có thể bao gồm tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng, thời gian giao hàng, độ tin cậy của nhà cung cấp và sự hài lòng của khách hàng.

Trong quy trình định nghĩa chiến lược mua hàng, việc xác lập mục tiêu và KPIs cần phản ánh sự xuất sắc trong việc mua hàng (Purchasing Excellence). Mục tiêu và KPIs nên được thiết lập dựa trên nguyên tắc SMART (Specific - Measurable - Achievable - Relevant - Time-bound).

2.2. Chiến lược theo từng phân khúc (Strategy per Segment)

Ở giai đoạn này, các phân khúc thị trường được xác định và chiến lược cụ thể được phát triển cho từng phân khúc. Điều này cho phép bộ phận Purchasing tiếp cận mục tiêu mua hàng một cách có hệ thống, nhận ra mỗi phân khúc có nhu cầu và yêu cầu riêng biệt.

2.3. Chiến lược theo từng nhà cung cấp (Strategy per Supplier)

Tại bước này, các chiến lược được điều chỉnh và áp dụng cho từng nhà cung cấp, đưa vào xem xét lịch sử giao dịch, mức độ tin cậy, khả năng cung ứng và yêu cầu cụ thể từ mỗi đối tác. Chiến lược này nhấn mạnh vào việc xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và hiệu quả cho cả hai bên.

2.4. Đánh giá tác động (Impact Assessment)

Đây là quá trình đánh giá toàn diện để dự báo và phân tích ảnh hưởng của chiến lược trong doanh nghiệp và trên thị trường nói chung. Đánh giá tác động giúp nhận diện các cơ hội và rủi ro, từ đó đưa ra các kế hoạch hành động giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả.

2.5. Xác nhận chiến lược (Strategy Validation)

Ở bước cuối cùng, mỗi chiến lược cần được thông qua để đảm bảo phù hợp với các mục tiêu và KPIs đã xác định từ ban đầu, cũng như có khả năng đối phó và thích ứng với các thay đổi trong điều kiện kinh doanh và thị trường.

Tóm lại, quy trình định nghĩa chiến lược đòi hỏi sự thấu hiểu sâu sắc về thị trường, phân tích các mối quan hệ nhà cung cấp và đánh giá tác động chiến lược, qua đó giúp bộ phận Purchasing hoạch định và triển khai các biện pháp mua hàng một cách thông minh và có hệ thống.

3. Quy trình triển khai chiến lược (Strategy Implementation)

Để tối ưu hoá hóa vai trò của bộ phận Purchasing trong mỗi hạng mục của quá trình triển khai chiến lược, nhân viên Purchasing cần phải xem xét kỹ lưỡng 5 giai đoạn sau:

3.1. Đấu thầu, lựa chọn và ký hợp đồng với nhà cung cấp (Tender, Contract & Selection)

Đây là giai đoạn quá trình mua hàng bắt đầu với việc thiết lập một yêu cầu mời thầu mà các nhà cung cấp có thể nộp đề xuất. Bước này đòi hỏi sự rõ ràng và minh bạch trong việc xác định các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật sản phẩm và điều khoản thực hiện hợp đồng liên quan. Sau đó, việc lựa chọn nhà cung cấp được tiến hành sau khi các đề xuất được phân tích, thẩm định dựa trên các tiêu chí đánh giá như giá cả, chất lượng, khả năng thực hiện hợp đồng và uy tín, năng lực của nhà cung cấp.

3.2. Thực thi (Implementation)

Khi nhà cung cấp đã được chọn, quá trình mua hàng chuyển sang giai đoạn thực hiện, nơi kế hoạch mua hàng được đưa vào hành động. Giai đoạn này bao gồm việc sắp xếp và phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo họ hiểu rõ yêu cầu, đảm bảo giao hàng đúng hạn, đồng thời tuân thủ các quy định và chuẩn mực đã đặt ra.

3.3. Quản lý hợp đồng (Contract Management)

Quản lý hợp đồng là trách nhiệm quan trọng của người mua hàng, đảm bảo rằng cả hai bên tuân thủ các điều khoản hợp đồng đã ký kết. Điều này bao gồm việc theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, giải quyết các vấn đề nếu có và đảm bảo rằng hợp đồng được cập nhật theo thời gian thực phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong yêu cầu kinh doanh.

3.4. Đánh giá và quản lý hiệu suất của nhà cung cấp (Supplier Performance Management)

Đánh giá và quản lý hiệu suất của nhà cung cấp giúp người mua hàng liên tục cải thiện chất lượng đầu vào và giảm thiểu rủi ro. KPIs và Service Level Agreements - SLAs (thoả thuận chất lượng dịch vụ giữa nhà cung cấp với khách hàng) cần được đo lường và theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn và có thể thực hiện cải tiến nếu cần.

3.5. Đánh giá và quản lý hiệu suất của hoạt động mua hàng (Purchasing Performance Management)

Bộ phận Purchasing phải nắm rõ các mục tiêu và tiêu chuẩn hiệu suất đã đề ra để đảm bảo rằng các hoạt động mua hàng phản ánh và hỗ trợ chiến lược tổng thể. Đây không chỉ là việc theo dõi giá cả và thời gian giao hàng, mà còn là việc đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ được mua và nhận diện ra các vấn đề cần cải thiện.

Phân tích dữ liệu mua hàng từ quá khứ cùng với việc so sánh Benchmarking với thị trường và cam kết cải thiện liên tục đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá giá trị mua hàng. Những thông số được thu thập phải được sử dụng để phản hồi cho các nhà cung cấp và hoạt động mua hàng, từ đó xác định các biện pháp cải thiện năng suất, giảm chi phí và nâng cao mức độ hài lòng của bộ phận Purchasing.

Quá trình quản lý hiệu suất mua hàng không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra và đánh giá sau sự kiện mua sắm, mà còn cần phải có sự đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng quá trình mua hàng hiện tại vẫn đang đi đúng hướng và cung cấp giá trị tối đa cho doanh nghiệp. Sự hiểu biết về xu hướng thị trường, phản hồi từ nhân viên và những thông tin đến từ các nhà cung cấp là nguồn tài nguyên quý báu để tối ưu quy trình mua hàng.

Tóm lại, phương pháp Purchasing Excellence là thành tố then chốt giúp doanh nghiệp tiếp cận và duy trì lợi thế cạnh tranh. Khi doanh nghiệp đầu tư vào việc phát triển kỹ năng, công cụ và hệ thống để đạt được Purchasing Excellence, bộ phận Purchasing sẽ trở thành đội ngũ chiến lược, giúp đạt được mục tiêu to lớn hơn thông qua việc tận dụng tối đa hiệu quả của mỗi đồng chi tiêu trong mua sắm. Cuối cùng, điều này sẽ dẫn đến tăng trưởng lâu dài và bền vững cho doanh nghiệp.

Purchasing Excellence yêu cầu sự thấu hiểu sâu sắc về thị trường, phân tích mối quan hệ nhà cung cấp, đánh giá tác động chiến lược, và quản lý hiệu suất mua hàng một cách thông minh và có hệ thống, để hiểu hơn về ứng dụng phương pháp Purchasing Excellence trong mua hàng, mời bạn tham khảo khoá học "Purchasing Excellence: Thực thi Mua hàng Xuất sắc".

Đồng hành cùng học viên trong khoá học này là giảng viên Võ Thị Đoan Trinh, Cựu Giám đốc Purchasing của Công ty Dược Eco Pharma. Chị có 22 năm kinh nghiệm chinh phục các vị trí quản lý cao cấp trong bộ phận Purchasing tại nhiều tập đoàn đa quốc gia.

Khoá học này sẽ trang bị kiến thức, giúp bạn cải thiện quy trình mua hàng hiệu quả, tối ưu được từng đồng chi phí cũng như biết cách quản lý rủi ro trong quá trình thu mua.