Vai trò của bộ phận Purchasing trong doanh nghiệp và 8 chiến lược mua hàng giúp tối ưu chi phí

Quy trình mua hàng là một bộ quy tắc mà doanh nghiệp áp dụng để thực hiện các hoạt động mua sắm hàng hóa và dịch vụ. Việc thiết lập và duy trì một quy trình mua hàng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp, tăng cường hiệu quả và hiệu suất của chuỗi cung ứng. Dưới đây là 8 chiến lược mua hàng mà bộ phận Purchasing áp dụng.

1. Bộ phận Purchasing có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp?

Bộ phận Purchasing không chỉ đơn giản là mua hàng hoá / dịch vụ cho doanh nghiệp, mà còn bao gồm nhiều hoạt động khác như: (1) Đảm bảo nguồn nguyên vật liệu, (2) Kiểm soát chi phí mua hàng, (3) Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, (4) Đóng góp vào chiến lược kinh doanh và (5) Quản trị rủi ro.
1.1. Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu và dịch vụ

Bộ phận Purchasing giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Việc đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ chất lượng đòi hỏi nhân viên Purchasing phải có kiến thức sâu về thị trường nguyên vật liệu và những tiêu chí khắt khe về dịch vụ để có thể tìm kiếm nguồn cung cấp đáng tin cậy.

1.2. Kiểm soát chi phí mua hàng

Bộ phận Purchasing đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí mua hàng bằng cách tìm kiếm nguồn cung cấp uy tín, áp dụng các phương pháp phân tích trong việc đàm phán giá cả. Vì vậy, Purchasing phải hiểu rõ nhu cầu thực tế của công ty cũng như đặc tính của thị trường cung cấp, loại bỏ mọi khoản chi phí không cần thiết, kiểm soát chi phí một cách chiến lược.

1.3. Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

Bộ phận Purchasing không chỉ đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp dựa trên giá trị và chất lượng, mà còn giúp xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài, bền vững trong dài hạn. Sự hỗ trợ và hợp tác từ các nhà cung cấp có thể mang lại lợi ích về giá cả, chất lượng dịch vụ, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến nguồn cung ứng, nguồn cung cấp dịch vụ; đảm bảo nguồn hàng ổn định và tạo điều kiện để hai bên cùng phát triển.

1.4. Đóng góp vào chiến lược kinh doanh

Bộ phận Purchasing đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, thông qua việc cung cấp thông tin xu hướng thị trường, xu hướng công nghệ...

Bên cạnh đó, bộ phận Purchasing cung cấp cái nhìn toàn cảnh về môi trường kinh doanh, tham gia vào quá trình lập kế hoạch và định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp nhận biết được cơ hội và thách thức, để đưa ra các quyết định mua hàng có ảnh hưởng đến hiệu quả chiến lược tổng thể.

1.5. Quản trị rủi ro

Bộ phận Purchasing đóng vai trò thiết lập hệ thống đánh giá nhà cung cấp để thẩm định, đánh giá, xem xét khả năng và chọn lựa nhà cung cấp có năng lực, uy tín. Qua đó, doanh nghiệp có thể tránh được những tổn thất tiềm ẩn không mong muốn liên quan đến việc nhận sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng, có thể ảnh hưởng đến uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

2. 8 chiến lược mua hàng giúp tối ưu chi phí mua hàng

2.1. Chiến lược Mua hàng tổng hợp (Bulk Purchasing)

Chiến lược Mua hàng tổng hợp tức là mua hàng với số lượng lớn để nhận được giá cả tốt hơn thông qua việc giảm chi phí vận chuyển và sản xuất.

2.2. Chiến lược Đa dạng hóa nhà cung cấp (Supplier Diversification)

Thay vì phụ thuộc vào một vài nhà cung cấp, bộ phận Purchasing tận dụng một mạng lưới nhà cung cấp đa dạng để giảm rủi ro nguồn cung bị gián đoạn, đảm bảo sự ổn định trong quá trình sản xuất. Chiến lược này được áp dụng trong việc mua nguyên vật liệu, giá trị vừa nhưng tần suất mua đều đặn.

2.3. Chiến lược Phân tích chi phí tổng hợp (Total Cost of Ownership Analysis)

Công tác đánh giá không dừng lại ở khâu giá cả ban đầu mà còn xem xét toàn bộ chi phí liên quan đến việc sở hữu và vận hành một sản phẩm hoặc dịch vụ. Chiến lược này được áp dụng vào hoạt động mua sắm máy móc thiết bị phục vụ sản xuất với số lần mua không nhiều nhưng giá trị mua rất cao và quy trình dài hơi.

Do đó, việc tính toán chi phí chủ sở hữu trong quy trình mua sắm máy móc và thiết bị sản xuất sẽ giúp đưa ra quyết định mua hàng thông minh và hiệu quả hơn.

Trước khi áp dụng phân tích TCO, quyết định mua máy móc mới có thể dựa trên giá mua ban đầu và các chi phí vận hành cơ bản như nhiên liệu, mà không xem xét các chi phí khác như chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp, chi phí sửa chữa, và chi phí vận hành dài hạn.

Sau khi áp dụng phân tích TCO (bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sở hữu và vận hành máy móc, thiết bị bao gồm tất cả chi phí bảo trì định kỳ, chi phí sửa chữa, chi phí nâng cấp, chi phí vận hành và chi phí hậu mãi và các chi phí tiềm ẩn), quyết định mua hàng có thể dựa trên việc so sánh TCO của các lựa chọn khác nhau. Từ cơ sở đó, xác định chi phí thực sự của việc sở hữu và vận hành máy móc, thiết bị trong suốt chu kỳ sử dụng.

Ngoài ra, phân tích TCO có thể giúp quyết định mua hàng thông minh, hiệu quả hơn. Đơn cử là việc chọn lựa máy móc, thiết bị có giá trị mua ban đầu cao hơn nhưng có TCO thấp hơn trong thời gian dài.

Nhìn chung, việc áp dụng phân tích TCO giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về chi phí thực sự của việc sở hữu và vận hành một sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó đưa ra quyết định mua hàng phù hợp.

2. 4. Chiến lược phát triển mối quan hệ đối tác dài hạn (Long-term Partnership)

Chiến lược này hướng đến việc phát triển mối quan hệ chặt chẽ và bền vững với nhà cung cấp để đảm bảo ổn định nguồn cung và có thể thương lượng được những điều khoản tốt hơn. Bên cạnh đó, xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài có thể mang lại lợi ích trong việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và tạo sự ổn định cho doanh nghiệp.

Chiến lược này được áp dụng để mua các dịch vụ chuyên nghiệp như marketing, quảng cáo, kiểm toán…

2.5. Chiến lược Mua hàng linh hoạt (Just-in-time Purchasing)

Bộ phận Purchasing sẽ chỉ đặt hàng nguyên liệu hoặc sản phẩm trong trường hợp cần thiết, nhờ đó giảm bớt chi phí lưu kho và mất mát do lỗi thời.

2.6. Chiến lược sử dụng công nghệ và phân tích dữ liệu (Leveraging Technology and Data Analysis)

Bằng cách mua các phần mềm vận hành như ERP và CRM, bộ phận Purchasing có thể dự báo nhu cầu, phân tích xu hướng mua hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

2.7. Chiến lược mua hàng bền vững (Sustainable Procurement)

Phát triển bền vững dần trở thành một trong những mục tiêu thiết yếu của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh doanh hiện đại. Vì lẽ đó, bộ phận Purchasing nên tìm kiếm và hợp tác với những nhà cung cấp có các chứng nhận môi trường và xã hội và đáp ứng một số tiêu chí như:

• Sử dụng các nguồn năng lượng tái tạo
• Giảm thiểu lượng khí thải nhà kính
• Thực hiện các thực tiễn lao động công bằng và mua hàng đạo đức
• Sử dụng bao bì bền vững và giảm thiểu lãng phí

Các chứng chỉ về thực tiễn bền vững điển hình là ISO 14001 (Hệ thống quản lý môi trường), chứng chỉ Fair Trade, chứng chỉ Forest Stewardship Council (FSC). Trong đó, chứng chỉ FSC đánh dấu sản phẩm gỗ và các sản phẩm (như giấy, bìa sách, và đồ nội thất) đã được sản xuất từ rừng được quản lý theo tiêu chuẩn bền vững.

Bên cạnh đó, nhu cầu về tính minh bạch và tra cứu trong chuỗi cung ứng ngày càng tăng để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất từ nguồn gốc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và bền vững.

Công nghệ blockchain cũng đang được sử dụng để theo dõi và xác minh nguồn gốc của sản phẩm. Điều này có thể giúp ngăn chặn mua nhầm hàng giả, hỗ trợ quản lý rủi ro và cải thiện quản lý chuỗi cung ứng tổng thể.

2.8. Chiến lược mua hàng theo cụm (Group Purchasing)

Bộ phận Purchasing đến từ nhiều doanh nghiệp khác nhau sẽ tiến hành hợp tác để có thể đạt được sức mạnh tập thể trong đàm phán giá cả và điều khoản thu mua.

Mỗi loại hình chiến lược mua hàng đều có những yêu cầu và đặc điểm riêng, thế nên bộ phận Purchasing cần ưu tiên các chiến lược mua hàng phù hợp với từng trường hợp cụ thể để tối ưu hóa quá trình mua hàng và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Theo dõi khóa học “Purchasing Excellence: Thực thi mua hàng xuất sắc” để trang bị thêm kiến thức, cải thiện quy trình mua hàng hiệu quả, tối ưu chi phí cũng như quản lý rủi ro trong quá trình thu mua.