Áp dụng các công cụ phân tích để tối ưu hóa quá trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, quản lý chi phí hiệu quả trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp để duy trì sự ổn định và tối ưu hóa nguồn lực, từ đó nâng cao giá trị sản phẩm và dịch vụ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách phân loại và kiểm soát chi phí, cũng như áp dụng các công cụ phân tích trong quy trình sản xuất và vận hành.

1. Phân loại chi phí: Những yếu tố có thể và không thể kiểm soát

Để có thể phân loại và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần xác định đâu là chi phí "có thể kiểm soát" và chi phí "không thể kiểm soát".Trong đó, các khoản chi phí có thể kiểm soát bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động mua hàng như chi phí vận chuyển, lưu kho, hay nhân công mua hàng; chi phí mà doanh nghiệp có khả năng đàm phán, điều chỉnh như giá mua, số lượng hàng hóa, hoặc lịch trình giao hàng để tối ưu chi phí. Ngoài ra còn có chi phí mà doanh nghiệp có thể quản lý, giám sát và áp dụng các biện pháp tiết kiệm, cắt giảm.

Ngược lại, những khoản chi phí không thể kiểm soát thường xuất phát từ các yếu tố bên ngoài, ví dụ như lạm phát, biến động giá nguyên liệu, thuế, hoặc các quyết định từ nhà cung cấp, chính phủ, chi phí liên quan đến sự thay đổi trong chính sách, pháp luật… Đây là những khoản chi phí mà doanh nghiệp không thể tác động, thương lượng hay kiểm soát.

2. Mô hình “tảng băng trôi”: Nhận diện chi phí ẩn

Mô hình “tảng băng trôi” là một mô hình ẩn dụ phù hợp và dễ hiểu để minh hoạ về việc quản lý chi phí bảo trì. Nó giúp phân biệt giữa những chi phí hiển hiện và những chi phí ẩn. Chi phí hiển hiện là những chi phí dễ nhận biết và đo lường như mua sắm thiết bị, trong khi chi phí ẩn là những chi phí kém rõ ràng, ít được chú ý nhưng có thể chiếm một phần lớn ngân sách doanh nghiệp. Chi phí ẩn bao gồm những yếu tố phức tạp hơn như chi phí bảo trì, lưu trữ, sửa chữa hoặc chi phí liên quan đến tuân thủ quy định an toàn.

Chi phí ẩn thường không trực quan nhưng tác động lâu dài của chúng có thể lớn hơn nhiều so với chi phí hiển hiện. Ví dụ, chi phí do thiết bị không hoạt động hiệu quả, thời gian ngừng hoạt động hoặc nguy cơ tiềm ẩn về an toàn có thể gây ra những thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

3. Ma trận mô hình chi phí và phân tích giá trị: Công cụ hỗ trợ ra quyết định

Việc áp dụng ma trận mô hình chi phí và phân tích giá trị mang lại nhiều cơ hội tiết kiệm chi phí và nâng cao giá trị cho doanh nghiệp. Thông qua việc hiểu rõ cấu trúc chi phí và giá trị mang lại, doanh nghiệp có thể ra quyết định sáng suốt hơn. Tuy nhiên, việc triển khai các công cụ này đòi hỏi sự chính xác trong việc thu thập dữ liệu và khả năng diễn giải các yếu tố thúc đẩy chi phí bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Một điểm cần lưu ý là độ chính xác của các phương pháp phân tích này phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu và khả năng diễn giải, cũng như hành động của doanh nghiệp dựa trên những mô hình và phân tích được tạo ra. Nếu dữ liệu rỗng, không chính xác hoặc không được cập nhật, đầu ra kết quả của ma trận sẽ không đáng tin cậy và có thể dẫn đến việc ra quyết định không phù hợp.

Mặc dù ma trận mô hình chi phí là một công cụ tốt nhưng không phải là công cụ đảm bảo hiệu quả tuyệt đối, nếu thông tin dữ liệu đầu vào không chính xác và không được cập nhật.

4. Phân tích chi phí và giá trị: Đánh giá tổng chi phí sở hữu

Phân tích chi phí và giá trị không chỉ là cắt giảm chi phí mà còn là đánh giá tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO) trong suốt vòng đời của sản phẩm, từ đó cân nhắc với giá trị nhận được. Điều này đòi hỏi sự thận trọng để đảm bảo chất lượng và chức năng của sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi các quyết định tiết kiệm chi phí.

Các bước chính trong quy trình này bao gồm:

• Bước 1: Xác định xem hoạt động có cần thiết để đáp ứng các thông số kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ hoặc nhu cầu của khách hàng không.
• Bước 2: Đánh giá mức độ cần thiết để duy trì các hoạt động.
• Bước 3: Đánh giá xem có thể giảm tần suất thực hiện hoạt động để giảm chi phí không.
• Bước 4: Xác định hoạt động chứa các nhiệm vụ có giá trị thấp có thể loại bỏ để giảm chi phí.
• Bước 5: Xác minh tất cả các cơ hội giảm chi phí.

Khi nói đến phương pháp phân tích chi phí và giá trị, bộ phận mua hàng phải hiểu rõ việc tối ưu hóa chi phí không chỉ đơn thuần là cắt giảm chi phí; mà là việc đánh giá tổng chi phí sở hữu trong suốt vòng đời của sản phẩm và cân nhắc nó với giá trị nhận được. Phương pháp Phân tích giá trị phải đảm bảo cho dù các chi phí bị giảm thiểu, nhưng chất lượng hoặc chức năng của sản phẩm hoặc dịch vụ không bị ảnh hưởng.

Quản lý chi phí hiệu quả là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Các công cụ như ma trận mô hình chi phí và phân tích giá trị mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cần được triển khai với sự chính xác và dựa trên dữ liệu đáng tin cậy. Đặc biệt, bộ phận mua hàng phải hiểu rõ rằng, việc cắt giảm chi phí không nên ảnh hưởng đến chất lượng hoặc giá trị dài hạn của sản phẩm và dịch vụ.

Mô hình tảng băng trôi và ma trận mô hình chi phí không chỉ là những công cụ hữu ích trong việc quản lý chi phí, mà còn giúp doanh nghiệp nhận diện các cơ hội để nâng cao giá trị và tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Để tìm hiểu thêm về các công cụ phân tích để tối ưu hoá quá trình sản xuất và vận hành, mời bạn tham khảo khoá học "Purchasing Excellence: Thực thi Mua hàng Xuất sắc".

Đồng hành cùng học viên trong khoá học này là giảng viên Võ Thị Đoan Trinh, Cựu Giám đốc Purchasing của Công ty Dược Eco Pharma. Chị có 22 năm kinh nghiệm chinh phục các vị trí quản lý cao cấp trong bộ phận Purchasing tại nhiều tập đoàn đa quốc gia.

Khoá học này sẽ trang bị kiến thức, giúp bạn cải thiện quy trình mua hàng hiệu quả, tối ưu được từng đồng chi phí cũng như biết cách quản lý rủi ro trong quá trình thu mua.