2 phương pháp giúp doanh nghiệp tính toán và phân bổ chi phí sản phẩm hiệu quả

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hai phương pháp tính toán chi phí phổ biến là (1) Phương pháp tính giá thành dựa trên hoạt động (ABC) và (2) Phương pháp kế toán chi phí truyền thống (TCA).

1. Phân tích chi phí dựa trên hoạt động (Activity Based Costing – ABC)

1.1. Khái niệm

Phân tích chi phí dựa trên hoạt động (ABC) là một phương pháp phân bổ chi phí cho các sản phẩm và dịch vụ dựa trên mức tiêu thụ tài nguyên. Cụ thể, phương pháp ABC sẽ xác định các hoạt động nào là yếu tố thúc đẩy chi phí cơ bản, giúp bộ phận mua hàng hiểu rõ hơn về hành vi chi phí. Giống như việc sử dụng kính hiển vi để kiểm tra chi phí, phương pháp ABC giúp thấy rõ những chi tiết thông thường không thể nhận ra.

Phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định các hoạt động tạo nên chi phí mà còn làm rõ mức độ ảnh hưởng của từng hoạt động đến giá thành sản phẩm/dịch vụ cuối. Dựa vào đó, bộ phận mua hàng có thể phân loại và đánh giá các hoạt động thông qua mức độ quan trọng và mức đóng góp vào chi phí tổng để đưa ra các quyết định chiến lược về việc nên giữ lại, cải thiện, hay loại bỏ một hoạt động bất kỳ.

Phương pháp ABC dựa trên một logic như sau: Các sản phẩm, dịch vụ được tạo ra nhờ việc triển khai các hoạt động. Việc triển khai hoạt động sẽ làm phát sinh chi phí. Hiểu đơn giản là:

1. Các sản phẩm “tiêu thụ” (consume) các hoạt động
2. Các hoạt động “tiêu thụ” các nguồn lực (resources).

Do đó, đầu tiên người làm phải phân bổ chi phí vào các hoạt động (dựa trên mức độ tiêu thụ nguồn lực), sau đó mới tiếp tục phân bổ chi phí đến các sản phẩm, dịch vụ (dựa trên mức độ tiêu thụ hoạt động của sản phẩm/dịch vụ đó).

Sau khi hiểu được nguyên lý trên, ta cùng nhìn vào ảnh minh họa phương pháp tính giá thành dựa trên hoạt động (ABC). Ta thấy chi phí gián tiếp/chi phí chung (overheads) được phân bổ dựa trên các “resource drivers” – những yếu tố quyết định việc sử dụng nguồn lực.

Sau khi xác định các hoạt động, chi phí của chúng được phân bổ đến các đối tượng chi phí (sản phẩm hoặc dịch vụ) thông qua các “activity drivers” – những yếu tố quyết định việc tiêu thụ hoạt động.

Với phương pháp ABC, bộ phận mua hàng có thể nhận diện được những hoạt động không tạo ra giá trị và tìm cách cắt giảm hoặc cải thiện chúng, qua đó tối ưu hóa lợi nhuận và hiệu quả hoạt động. Nhìn chung, phương pháp này cung cấp một bức tranh chi tiết hơn về chi phí bằng cách liên kết trực tiếp chi phí với các hoạt động cụ thể mà sản phẩm hoặc dịch vụ tiêu thụ.

1.2. Tối ưu chi phí

Để tối ưu chi phí, bộ phận mua hàng cần xác định các hoạt động có cần thiết để đáp ứng yêu cầu về chất lượng đầu ra của sản phẩm/dịch vụ không. Ở phía khách hàng, liệu nó có thực sự đáp ứng được nhu cầu của họ chưa. Nếu câu trả lời là không cần thiết hoặc không tạo ra giá trị, bộ phận mua hàng cần cân nhắc việc giảm bớt tần suất hoặc loại bỏ hoàn toàn hoạt động đó để giảm chi phí.

Sau đó, doanh nghiệp phải xem xét liệu có thể giảm tần suất của hoạt động nào mà vẫn duy trì được chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Khi đã nắm rõ các cơ hội giảm chi phí, bộ phận mua hàng cần đảm bảo mọi hoạt động cần thiết còn lại để duy trì hoạt động kinh doanh. Quá trình này đòi hỏi sự phân tích liên tục và đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được tối ưu hóa về chi phí và hiệu suất.

Áp dụng thành công phương pháp ABC có thể giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh vì cung cấp sản phẩm và dịch vụ với chi phí thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Có thể thấy việc áp dụng phương pháp này không chỉ là một hoạt động kế toán mà còn là một phần của việc quản trị chiến lược, giúp doanh nghiệp định hình lại cách tiếp cận chi phí và tạo ra giá trị bền vững cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

Phương pháp ABC cung cấp một bức tranh chi tiết hơn về chi phí bằng cách liên kết trực tiếp chi phí với các hoạt động cụ thể mà sản phẩm hoặc dịch vụ tiêu thụ.

2. Phương pháp kế toán chi phí truyền thống (Traditional Cost Accounting – TCA)

2.1. Khái niệm

Đây là phương pháp phân bổ chi phí dựa trên các yếu tố như số lượng sản phẩm sản xuất hoặc số giờ lao động. Phương pháp TCA thường dùng tỷ lệ phân bổ chung để chia chi phí gián tiếp cho các sản phẩm/dịch vụ, mà không đặc biệt chú trọng đến việc từng hoạt động tiêu tốn bao nhiêu tài nguyên. Phương pháp này có phần đơn giản và dễ triển khai hơn phương pháp ABC, nhưng có thể thiếu độ chính xác trong việc phản ánh chi phí thực tế liên quan đến các hoạt động cụ thể.

2.2. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Trong phương pháp TCA, chi phí trực tiếp vẫn được gán trực tiếp cho sản phẩm/dịch vụ.

Chi phí gián tiếp/chi phí chung được phân bổ đến các sản phẩm/dịch vụ thông qua một hệ thống tích lũy chi phí gọi là “absorption costing – Chi phí hấp thụ”. Trong hệ thống này, chi phí chung được phân bổ dựa trên một tỷ lệ phần trăm nhất định hoặc một cơ sở phân bổ đã được xác định trước.

Ví dụ, nhà máy A chọn cơ sở phân bổ chi phí là số giờ lao động, nhà máy có 10,000 giờ lao động và tổng chi phí chung là 100,000 USD. Như vậy, chi phí chung cho mỗi giờ lao động có thể được tính: Tổng chi phí chung / Tổng số giờ lao động là 10 USD. Nếu giả sử một sản phẩm dùng 5 giờ lao động, ta có 5 giờ * 10 USD/giờ thì tính được chi phí cho sản phẩm là 50 USD.

Điều này có thể dẫn đến việc chi phí chung bị phân bổ quá nhiều hoặc quá ít (under/over-absorbed overhead) so với mức độ thực tế mà sản phẩm hoặc dịch vụ sử dụng nguồn lực. Bởi vì chi phí gián tiếp không chỉ liên quan đến sản xuất mà còn phụ thuộc vào nhiều hoạt động khác nhau như thiết kế sản phẩm, quản lý chất lượng, và dịch vụ khách hàng. Lúc này, phương pháp truyền thống bắt đầu cho thấy những hạn chế của mình bởi vì phương pháp không thể xem xét đầy đủ các yếu tố khác ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, dẫn đến xác định chi phí sản phẩm không chính xác

Phương pháp TCA thường đơn giản hơn nhưng có thể không chính xác bằng phương pháp ABC vì nó phân bổ chi phí gián tiếp dựa trên giả định và cơ sở phân bổ tổng quát hơn. Cả hai phương pháp đều nhằm mục đích xác định chi phí sản xuất và tổng chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ, nhưng phương pháp ABC thường được coi là phương pháp tiên tiến hơn trong việc cung cấp thông tin chi phí chính xác cho việc ra quyết định quản lý.

Phương pháp TCA thường dùng tỷ lệ phân bổ chung để chia chi phí gián tiếp cho các sản phẩm/dịch vụ, mà không chú trọng việc từng hoạt động tiêu tốn bao nhiêu tài nguyên.

3. Ưu và nhược điểm của hai phương pháp TCA và ABC

3.1. Phương pháp TCA

• Ưu điểm:
  • Dễ dàng triển khai: Phương pháp TCA đơn giản và dễ hiểu, không yêu cầu nhiều về phân tích và dữ liệu chi tiết
  • Tiết kiệm chi phí: Do không cần quá nhiều nguồn lực để thu thập và xử lý dữ liệu, phương pháp TCA thường ít tốn kém hơn trong việc triển khai và duy trì.
  • Phương pháp này phù hợp với sản xuất hàng loạt: Nếu sản phẩm có quy trình sản xuất đồng nhất và chi phí gián tiếp không đáng kể, phương pháp TCA có thể phù hợp.
• Nhược điểm:
  • Thiếu chính xác: việc phân bổ chi phí gián tiếp dựa trên các yếu tố chung (số lượng sản phẩm, giờ lao động) có thể không phản ánh chính xác mức độ tiêu thụ tài nguyên của từng sản phẩm.
  • Không phản ánh chi phí hoạt động cụ thể: TCA không xem xét các hoạt động cụ thể gây ra chi phí, dẫn đến việc không tối ưu hóa được quy trình sản xuất.
  • Thiếu khả năng phân tích chi tiết: Phương pháp này không cung cấp thông tin chi tiết cho từng hoạt động, gây khó khăn trong việc tìm ra nguyên nhân khiến chi phí cao.

Doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp TCA khi quy trình sản xuất đơn giản và đồng nhất, chi phí gián tiếp thấp và đơn giản, nguồn lực hạn chế, mục tiêu quản lý chi phí đơn giản, và quy trình sản xuất ổn định với ít thay đổi. Phương pháp TCA sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí triển khai và duy trì, đồng thời cung cấp đủ thông tin quản lý chi phí hiệu quả trong các điều kiện này.

3.2. Phương pháp ABC

• Ưu điểm:
  • Chính xác hơn: Phương pháp ABC phân bổ chi phí dựa trên các hoạt động thực tế, giúp phản ánh chính xác hơn chi phí của từng sản phẩm.
  • Giúp tối ưu hóa quy trình: Việc xác định các hoạt động gây ra chi phí, phương pháp ABC giúp doanh nghiệp cải thiện hoặc loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị, giúp giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình.
  • Cung cấp thông tin chi tiết: Phương pháp ABC cung cấp cái nhìn chi tiết về chi phí của từng hoạt động, giúp doanh nghiệp ra quyết định quản lý hiệu quả hơn.
• Nhược điểm:
  • Phức tạp và tốn kém: Ðể Triển khai và duy trì sử dụng phương ABC yêu cầu nhiều nguồn lực và thời gian để thu thập và phân tích dữ liệu.
  • Khó khăn trong việc triển khai: Phương pháp ABC yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi cách tiếp cận và tư duy về quản lý chi phí, khiến quá trình triển khai gặp khó khăn.
  • Đòi hỏi dữ liệu chi tiết: Phương pháp ABC cần dữ liệu phân tích phải chi tiết và chính xác về các hoạt động và tài nguyên tiêu thụ, điều này có thể là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp ABC khi chi phí gián tiếp phức tạp và cao, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, có mục tiêu tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, đang trải qua những thay đổi lớn, hoặc cần tuân thủ các yêu cầu báo cáo chi tiết. Việc sử dụng phương pháp ABC trong các trường hợp này sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí một cách chính xác, tối ưu hóa quy trình sản xuất và ra quyết định quản lý hiệu quả hơn.

Để phân tích sâu hơn về các phương pháp tính chi phí và chiến lược tối ưu chi phí, mời bạn tìm hiểu thêm ở khóa học Total Cost Optimization: Tối ưu hóa chi phí trong hoạt động mua hàng.

Đồng hành cùng học viên trong khoá học này là giảng viên Võ Thị Đoan Trinh, Cựu Giám đốc Purchasing của Công ty Dược Eco Pharma. Chị có 22 năm kinh nghiệm chinh phục các vị trí quản lý cao cấp trong bộ phận Purchasing tại nhiều tập đoàn đa quốc gia.

Khoá học này sẽ trang bị kiến thức, giúp bạn cải thiện quy trình mua hàng hiệu quả, tối ưu được từng đồng chi phí cũng như biết cách quản lý rủi ro trong quá trình thu mua.