Framework để xây dựng PR Plan tiêu chuẩn
Hiện nay, hoạt động PR (Public Relations) khá đa dạng. Người làm Quan hệ Công chúng không chỉ còn gói gọn trong tổ chức họp báo, liên hệ báo chí mà đã lan rộng ra đa dạng loại hình với những thông điệp khác nhau. Đó có thể là sự kiện ra mắt sản phẩm, chiến dịch tri ân người dùng hay ngày hội nâng cao sức khỏe, lễ hội âm nhạc, v.v.
Với sự phân hóa phức tạp như vậy, việc lên PR Plan dễ rơi vào tình trạng hơi vụn vặt, tản mác. Ở mức độ sơ khởi, nếu các hoạt động đều hướng về một mục tiêu chung thì bạn vẫn đang đi đúng hướng. Khi lên mức độ cao và chuyên nghiệp hơn, bạn cần một kế hoạch cụ thể, xuyên suốt từ lúc lập kế hoạch cho đến khi thực thi.
Bản kế hoạch này có thể bao gồm nhiều bước tuần tự khác nhau, nhưng nhìn chung ta có thể tóm gọn dưới 4 giai đoạn lớn sau:
1. Strategic House
Xuất phát từ sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh, PR - Marketing và Brand Team sẽ ngồi lại thống nhất mục tiêu truyền thông chung cho từng giai đoạn trong một năm, nhiều năm. Từ đó, các team sẽ triển khai xuống thành các chiến dịch, hoạt động thuộc các nhóm: Product Launch, Brand Campaign và Corporate Communication. Brand Team và PR Team có thể phân chia nhau dẫn dắt những sự kiện này. Các Team cũng có thể tổ chức nhiều hoạt động khác nhau, miễn là đều bổ sung và chia sẻ tiếng nói cùng mục truyền thông đã đặt ra.
2. Campaign Plan
Tại bước này chúng ta bắt đầu xây dựng kế hoạch triển khai cho từng chiến dịch, đảm bảo thống nhất những đề mục cơ bản như:
- Đối tượng mục tiêu
- Đối tượng PR
- Thông điệp truyền thông (key message)
- Các kênh truyền thông sử dụng
- Ngân sách và KPI cho từng chiến dịch
3. Content Plan
Đây là bản kế hoạch khá đặc thù cho PR và báo chí. Từ những “key message" đã thống nhất từ Campaign Plan, PR Team sẽ cùng brainstorm cụ thể với những định hướng nội dung này thì nên sử dụng những loại nội dung nào, các kênh đi bài ra sao để việc truyền tải thông điệp được hiệu quả.
4. Execution Plan
Cuối cùng sau khi lên kế hoạch, hãy bắt tay vào thực thi, bao gồm việc đặt bài báo chí, lên kế hoạch tổ chức kiện (họp báo, tham quan nhà máy, công bố chiến dịch,…) và kế hoạch sản xuất các nội dung cụ thể (shooting video, photo shoot sản phẩm hoặc lookbook,...)
Trên đây là chia sẻ rất tổng quan về việc xây dựng và triển khai kế hoạch PR. Cụ thể hơn về việc phát triển các mối quan hệ đối ngoại cũng như cách xây dựng kế hoạch PR sẽ được đề cập chi tiết trong khóa học: “PR Plan & Media Relations Management”. Khóa học về xây dựng mối quan hệ đối ngoại, thiết lập và vận hành kế hoạch PR.
Chia sẻ bởi chị Mai Thị Ánh Tuyết, Marketing Manager tại Logitech Vietnam, với gần 10 năm kinh nghiệm PR & Corporate Communication tại OPPO Vietnam, UNIBEN Foods, Publisher Relations & Mobile Media Manager tại Goldsun Group.
