7 lưu ý để chuẩn bị bài thuyết trình "dễ nghe - dễ nhớ"
Trong cuộc sống, rất nhiều lần chúng ta phải đứng trước công chúng để diễn đạt quan điểm của mình như: bài thuyết trình nhóm, giới thiệu sản phẩm mới, báo cáo kết quả kinh doanh, kêu gọi đầu tư,... Nói trước công chúng là một chuyện, nhưng nói thế nào để thuyết phục khán giả lại là một vấn đề khác.
Để thuyết phục thậm chí là tác động tới quyết định của khán giả, bên cạnh phong thái trình bày tự tin, bạn cần nội dung tốt. Nội dung cần ngắn gọn, súc tích, có thể diễn đạt với khán giả trong thời gian ngắn. Dưới đây là 07 gạch đầu dòng giúp bạn chuẩn bị bài thuyết trình vừa dễ nghe, vừa dễ nhớ:
1. Thông điệp chính
Khi thuyết trình, bạn sẽ muốn nói rất nhiều thứ. Tuy nhiên để đảm bảo sự hiệu quả của truyền đạt, hãy chọn một-và-chỉ-một thông điệp chính xuyên suốt. Từ ý chính này, bạn có thể khai triển nhiều thông điệp nhỏ, nhưng đảm bảo những ý phụ luôn thống nhất và nói cùng nội dung đã đề ra. Bạn có thể nói về “Elephant in the room” - một vấn đề khó khăn không thể phớt lờ, nhưng mọi người tránh đề cập.
2. Nội dung súc tích
Bài thuyết trình thường giới hạn về thời gian, hãy đảm bảo bài thuyết trình ngắn gọn - dễ hiểu. Có thể cô đọng nội dung bằng những câu hỏi, ví dụ: What is it (nó là cái gì), Why it’s important (tại sao nó quan trọng) và How to do it (thực hiện điều đó bằng cách nào?
3. Chuẩn bị kĩ mở bài
“Đầu xuôi đuôi lọt", mở đầu bài thuyết trình suôn sẻ có thể giúp bạn cảm thấy tự tin và thoải mái hơn. Bạn có thể tìm kiếm sự đồng thuận từ khán giả ngay từ những giây phút đầu tiên ví dụ: mở bài bằng những điều ai cũng biết, những điều liên quan đến khán giả hoặc kinh nghiệm bản thân liên quan đến bài nói chuyện,...
4. Hình tượng hóa con số
Việc sử dụng con số sẽ giúp nội dung của bạn thuyết phục hơn. Tuy nhiên, những con số này sẽ mất giá trị nếu người nghe của bạn không hình dung được nó. Để đảm bảo sự dễ hiểu, bạn có thể quy đổi những con số này thành những nội dung dễ nắm bắt, dễ hình dung hơn.
Ví dụ: thay vì sử dụng từ “bền lâu", hãy mô tả nó theo cách định lượng: “bền 19 năm”. Thay vì dùng từ “rất nhanh", hãy dùng “máy khởi động chỉ trong 1 phút”. Người nghe sẽ khó hiểu “nhỏ gọn", họ nhưng họ hiểu ngay nếu bạn nói “nằm gọn trong túi áo”.
5. Công thức DEFEAT
Khi cần dùng lý lẽ để thuyết phục người nghe về một ý tưởng mới, bạn có thể kiểm tra logic của mình bằng công thức DEFEAT. Cụ thể, đảm bảo ý tưởng đó có thể Demonstration: minh hoạ, Example: đưa ra ví dụ tương tự, Facts: sự thật, Exhibits: sự biểu lộ, Analogies: giải thích bằng điểm tương đồng, Testimonials: minh chứng bằng người thật việc thật, Statistic: biểu đạt bằng thống kê, con số.
6. Yếu tố cảm xúc
cảm xúc chính là điều tạo nên sự khác biệt giữa ngôn ngữ thuyết trình và ngôn ngữ văn bản. Khi nói trước đám đông, bạn có thể tác động trực tiếp tới cảm xúc của người nghe bằng lòng nhiệt thành, sự đam mê và tinh thần tích cực của chính bản thân mình.
Những câu chuyện đầy cảm xúc và được dẫn dắt tốt sẽ khiến khán giả nhập tâm hoàn toàn vào thông điệp, từ đó truyền cảm hứng mạnh mẽ để giúp người nói dễ dàng kêu gọi hành động hơn.
7. File trình chiếu
Não người rất dễ bị phân tán sự tập trung. Nếu bạn muốn người nghe để ý đến nội dung bạn diễn đạt thì slide cần đơn giản và ngược lại. Slide càng đơn giản, càng tác động mạnh. Trên slide nên sử dụng những hình ảnh đẹp, chất lượng cao, thu hút sự chú ý của khán giả. Bên cạnh đó, đảm bảo nội dung slide dễ hiểu. Hãy nghĩ về các slide của bạn như các bảng quảng cáo, nếu người nghe không thể hiểu nó trong 3s, nó quá khó hiểu.
Bài viết được chia sẻ bởi chị Lê Hoàng Trâm (Gracie), nguyên là Associate Account Manager tại TBWA Group VN với gần 9 năm làm việc trong ngành truyền thông, đã thực hiện hơn 200 bài thuyết trình với các công ty đa quốc gia như Nestle, Unilever, P&G, Samsung...
